Bedrijven die goederen verhuren lijken uit de voeten te kunnen met eenvoudige software. Wat je nodig hebt zijn goederen, een huurprijs, een huurperiode en een klant die het van je wilt huren. Niet ingewikkeld zou je zeggen. Je kan dus met een eenvoudig stuk software snel aan de slag. In de praktijk blijkt dit echter toch wat complexer te zijn. De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat er veel meer bij komt kijken, zeker in mijn markt. Een paar voorbeelden:
Planning
Je kunt uiteraard niet meer goederen verhuren dan er aanwezig zijn in jouw huurvloot. Goed inzicht in wat er verhuurd is, welke huurcontracten er binnenkort starten en welke er binnenkort eindigen is dus noodzakelijk om je klanten goed te kunnen bedienen en toezeggingen te kunnen doen. Mogelijk zal je inzien dat de huurvloot uitgebreid moet worden door tijdelijk in te huren.
Prijsstructuren
De prijsstructuur die verhuurbedrijven hanteren is an sich niet complex. Een prijs per week of maand en een verzekeringstoeslag van 8% lijkt niet ingewikkeld. Het wordt echter wel ingewikkeld wanneer een klant iets huurt voor een bepaalde periode, zeg een jaar, en je een prijsstructuur hanteert met bijvoorbeeld een vier-wekelijks tarief. Want hoe ga je om met die laatste paar dagen? En hoe ga je om met afwijkende tarieven voor een bepaalde periode? En hoe ga je om wanneer je een combinatie van week en maandtarieven hanteert en een klant iets voor 4 weken wil huren?
Facturatie
Bovenstaande leidt er toe dat ook het opstellen van de periodieke facturen rekenkundig lastig is. Zeker wanneer ook nog blijkt dat het object wat verhuurd is enkele dagen niet gebruikt kon worden door een defect. Of dat achteraf blijkt dat het gehanteerde huurtarief niet correct was. Dit leidt dan mogelijk weer tot evenredig ingewikkelde creditnota’s.
Before en After Rental Service
Objecten worden vaak voorafgaand aan of na afloop van de verhuur gecontroleerd. Eerder mogen ze niet worden verhuurd. Heb je een kleine huurvloot dan valt dat nog wel bij te houden in Excel, heb je echter een uitgebreide huurvloot dan kun je dit niet meer handmatig bijhouden. Ook zal de serviceafdeling deze Before en After Rental Service willen plannen en tegelijkertijd eenvoudig willen zien welke nog te controleren objecten wanneer verhuurd gaan worden, maar ook welke objecten wanneer terugkeren uit verhuur.
Historie
Een machine verhuren is één ding, op een eenvoudige manier kunnen zien welke machine waar heeft gestaan is een tweede. En ook zal het voor bepaalde machines interessant zijn te weten wat de bezettingsgraad is geweest. Mogelijk is die dusdanig laag dat je moet overwegen wat de meerwaarde van deze machines is voor jouw huurvloot.
Zomaar een aantal voorbeelden die niet met een eenvoudig stukje software te regelen zijn. Hiervoor is meer geavanceerde software nodig. Wil je hier meer over weten, neem dan gerust contact met me op.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
