Nieuwe ERP-software kán uw organisatie grote voordelen brengen. Tegelijkertijd heeft het ook een enorme impact op de organisatie en vergt het een grote aanpassing van alle medewerkers. “Implementeren” is het borgen van processen in een softwareoplossing, processen worden gevormd door (voorgeschreven/gehanteerde) werkwijzen en uitgevoerd door uw medewerkers. Vaak zijn deze processen gevormd uit het verleden (zo doen we het altijd al) of ingegeven door de (on-) mogelijkheden van uw huidige softwareoplossing. De moeilijkste stap in iedere implementatie is het “loskomen” van deze werkwijze, dit vanaf een afstand “te bekijken” om te zien hoe het anders (beter) kan. Het zijn dus uw mensen die processen uitvoeren en een verandering zullen ondergaan.
Hierbij kan een externe partij die bekend is met “best practices” enorm helpen en kunnen er daadwerkelijk zaken gaan veranderen binnen uw bedrijf. De uitkomst van dit proces wordt geborgd in de softwareoplossing. Als uw softwarepartner voor uw branche al geoptimaliseerde processen heeft gedefinieerd gaat u met een “voorsprong” een ERP-implementatie in.
Dit proces heeft alleen kans van slagen als dit goed wordt begeleid vanuit zowel u als klant (begeleiden van de verandering/mindset van uw medewerkers) als vanuit uw leverancier die u kan behoeden voor valkuilen, samengevat noemen we dit vaak Change Management. Het is belangrijk dat u en uw softwarepartner bij de implementatie van ERP Software hoge prioriteit geven aan Change Management.
Bedrijfsprocessen herdefiniëren
Nieuwe software heeft invloed op uw bedrijfsprocessen. Kies voor een softwarepartner die u begeleidt bij het verbeteren van de huidige bedrijfsprocessen. De consultants die bij u over de vloer komen, dienen niet alleen kennis te hebben van de software die zij implementeren, maar ze moeten ook uw branche door en door kennen. Alleen dan kunnen zij u goed van dienst zijn bij het optimaliseren van uw processen. Vertrouw ook op ‘best practice’; een ervaren softwarepartner die uw branche goed kent heeft deze kennis en ervaring verweven in de workflow van de geboden software-oplossing. Daardoor leidt de hervorming van bedrijfsprocessen in veel gevallen tot een verbetering in efficiency, het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen en is er een solide basis gelegd voor de toekomstige ontwikkelingen.
Begeleiding bij de implementatie
Tijdens de implementatie krijgen veel van uw medewerkers voor de eerste keer te maken met de nieuwe software én zeer waarschijnlijk veranderde processen. Door te kiezen voor een gebruiksvriendelijke software-oplossing zullen uw medewerkers sneller in staat zijn om hierin de processen terug te zien en te testen. Kies ervoor om eerst een groep gemotiveerde kerngebruikers op te leiden die de processen op hun afdeling goed kennen. Zij kunnen vervolgens de overige gebruikers trainen. Besteed tijdens de implementatie voortdurend aandacht aan interne (organisatie brede) communicatie en beleg hiervoor regelmatig meetings, veranderen is vooral ook veel communiceren.
Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
