Bij de overweging om te upgraden naar de nieuwste versie van het ERP-systeem focussen veel organisaties zich op functionaliteiten. Ofwel, wat kan ik met de nieuwe versie wat ik nu niet kan. En hoewel dat een heel belangrijke factor is, zijn er nog veel meer belangrijke voordelen van upgraden naar de laatste versie van jouw ERP-systeem.
1. Veiligheid is topprioriteit
Nieuwe softwareproducten zijn doorgaans veiliger en betrouwbaarder dan oudere producten. En veiligheid van gegevens is uitermate belangrijk. Je wilt niet dat gevoelige bedrijfsinformatie op straat komt te liggen of dat je niet voldoet aan de wet- en regelgeving (denk aan de AVG).
2. De beste performance
De performance van jouw ERP-systeem hangt samen met veel factoren. Denk aan de hardware die je gebruikt en de kwaliteit van verbindingen. Maar de software speelt hierin ook rol. Nieuwe softwareproducten functioneren doorgaans sneller en beter, werken o.b.v. verbeterde technologie en zijn compatibel met andere moderne applicaties.
3. De nieuwste features
Een veelvoorkomende reden om te upgraden naar een nieuwe versie van ERP zijn de nieuwe mogelijkheden. Eindelijk die nieuwe feature waar je op hebt gewacht!
"Denk bij de baten verder dan enkel functionele voordelen; neem ook de andere in deze blog genoemde voordelen in overweging."
4. Kleine stappen zetten is gemakkelijk
Door regelmatig over te gaan op een nieuwe versie zet je steeds een kleine stap als organisatie. En dat is veel gemakkelijker dan jarenlang niets doen en opeens een reuzenstap zetten.
5. Mogelijkheid tot support
Door leveranciers wordt een beperkt aantal softwareversies ondersteund. Door gebruik te maken van de laatste versie voorkom je dat je zelf moet opdraaien voor het oplossen van fouten.
6. Maatwerk voorkomen
Door te upgraden naar de nieuwste versie kun je mogelijk af van maatwerkoplossingen, doordat de standaard erin voorziet.
Dus ik moet altijd op de laatste versie draaien?
Nee, niet per sé. Want er zijn ook nadelen aan het werken met de laatste versie:
- Grotere kans op bugs: Bij nieuwe releases is de kans groot op bugs; kleine fouten in de software. Deze worden pas na het uitbrengen van de release ontdekt en opgelost in de standaard.
- Druk op de organisatie: Een nieuwe versie moet getest worden door de organisatie. Er moet gecontroleerd worden of alle processen goed worden ondersteund. Wellicht moeten de werkinstructies en documentatie aangepast worden aan de laatste versie. Dit brengt extra werkdruk met zich mee en dit mag niet ten koste gaan van de dagelijkse werkzaamheden.
Het is vooral een afweging van de baten en de kosten. Denk bij de baten verder dan enkel functionele voordelen; neem ook de andere in deze blog genoemde voordelen in overweging. Net zoals je bij de kosten verder moet kijken dan enkel financieel; neem ook in overweging welke tijd en energie de upgrade vraagt van jouw mensen.
