Iedereen kent de verhalen uit de media van eindeloos durende implementaties van ERP-software. Of misschien heb je het zelf ooit meegemaakt, zoals ik. Een jarenlange implementatie waarbij de livegang steeds maar wordt opgeschoven. Problemen bij dit soort trajecten zijn divers maar wat ze gemeen hebben is dat de problemen allemaal op zichzelf ook weer een vertragende werking hebben. Waardoor een traject nog langer gaat duren en de kwaliteit van het eindproduct er niet beter maar mogelijk zelf slechter van wordt.
Projectmoeheid
Eén van de belangrijkste schakels in iedere implementatie zijn de key users. Zij starten aan het project met de gedachte dat het een aantal maanden zal duren. Wanneer het project iets uitloopt is dat nog te overzien en kan men zich blijven focussen. Maar na de zoveelste aanpassing van de planning en uitstel van de livegang ontstaat er projectmoeheid. De aandacht verslapt, de motivatie wordt minder. Terwijl een breed draagvlak en de juiste spirit van cruciaal belang zijn voor een succesvolle ERP-implementatie.
Verandering van de scope
Ander probleem zijn de veranderingen die continu plaatsvinden, binnen het bedrijf zelf of in de markt waar het bedrijf opereert. Hierdoor veranderen tijdens langlopende projecten vaak ook de uitgangspunten. Deze gewijzigde uitgangspunten halen het fundament waarop eerdere besluiten gebaseerd zijn weg. Naast de uitgangspunten verandert hierdoor ook vaak de scope waardoor na verloop van tijd voor niemand het geheel meer te overzien is. Houd projecten daarom qua doorlooptijd beperkt, maximaal een maand of acht. Dat is voor iedereen te overzien en blijft men gefocust. Door de doorlooptijd te beperken zal je mogelijk wel de scope moeten inperken. Je hebt immers een duidelijk live-datum in beeld. Maar is dat erg? Nee, hierdoor word je namelijk gedwongen om na te denken over wat nu echt essentieel is voor deze live-datum.
Faseren
En alles wat je buiten de initiële projectscope hebt gehouden, ga je in een volgende fase implementeren. Of het komt juist te vervallen, omdat het minder essentieel blijkt te zijn dan gedacht. Ook voor deze vervolgtrajecten geldt dat het verstandig is om de doorlooptijd en de scope weer te beperken. Daarmee behaal je het beste eindresultaat.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met bedrijfssoftware.
