Bij een grote investering door uw bedrijf doet u er goed aan de return on investment te berekenen. Dit helpt u bij het nemen van de juiste beslissing. Maar hoe doet u dat bij ERP-software? Is het dan überhaupt mogelijk de ROI te berekenen?
De kosten
Het begint bij het berekenen van de kosten van de ERP-software. Hierbij worden al snel componenten over het hoofd gezien. Neem in ieder geval onderstaand mee in uw calculatie:
- Software: gebruikerslicenties, modules, maatwerk, koppelingen met andere systemen, rapportage- & BI-tools, interfaces, onderhoud en upgrade
- Hardware: infrastructuur, servers, computers, mobiele devices, verbindingen
- Diensten: implementatie, conversie, consultancy, training, support, projectmanagement, optimalisatie
Ga in uw berekening uit van de Total Cost of Ownership. Neem alle directe en indirecte kosten mee voor de aanschaf en het gebruik van de software gedurende een vooraf gedefinieerde periode.
De opbrengsten
Veel moeilijker te berekenen, maar natuurlijk minstens even belangrijk, zijn de (verwachte) opbrengsten van de investering in ERP software. Allereerst zijn er een aantal directe, meetbare voordelen, welke per branche en per organisatie zullen verschillen. Enkele voorbeelden:
- Lagere voorraadkosten
- Lagere administratiekosten
- Hogere omzet
- Vermindering aantal medewerkers
- Verhoging aantal offertes dat in orders wordt omgezet
Tevens kunnen een aantal indirecte voordelen worden benoemd die indirecte opbrengsten ten gevolg hebben. Denk bijvoorbeeld aan:
- Meer tevreden werknemers
- Meer tevreden klanten
- Efficiënter werken; minder fouten, minder dubbel werk, minder tijdrovend
- Beter en sneller beslissingen kunnen nemen
De ROI
Breng zo nauwkeurig mogelijk alle kosten in kaart die gepaard gaan met de investering in ERP-software en zet deze af tegen de verwachte opbrengsten. Houd bij de opbrengsten rekening met indirecte voordelen van het ERP-systeem en probeer deze zo goed mogelijk te kwantificeren. Voor de directe voordelen kunt u een aantal KPI’s definiëren, b.v. omzetverhoging van 10% of afname van de voorraadkosten met 20%. Staar u niet blind op kosten, maar focus op de ROI. Enkel dan kunt u bepalen of de investering in ERP een goede zet is of niet.
Remko Gaastra is President van Dysel USA en verantwoordelijk voor Marketing. Hij bespreekt dagelijks de uitdagingen en risico’s die (potentiële) klanten ervaren bij software.
