Een ERP-implementatie draait om samenwerken. Niet alleen met je collega’s, maar ook met de softwarepartner. Samen moeten jullie zorgen voor een optimale inrichting van het systeem. Maar dat is een hele opgave. De relatie tussen softwareleverancier en de klant op de werkvloer is een belangrijke factor voor risicobeheersing. Een relatie die kan worden getypeerd als ‘klant en leverancier’ bevordert niet de samenwerking. Een partnership wel. Maar hoe creëer je dat?
Open communiceren met elkaar
Welke zaken spelen op de achtergrond? Is een reorganisatie aanstaande, is er sprake van personeelstekort of misschien te weinig kennis van de huidige inrichting? Durf hier open over te zijn. Alleen dan kan men rekening houden met deze omstandigheden. Vaak kom ik er aan het einde van een implementatie of zelfs veel later pas achter waarom een implementatie moeizaam verliep. Door open te zijn creëer je betere communicatie, terwijl het opkroppen van frustraties juist leidt tot problemen en een slechte samenwerking. Elkaar vaak spreken en de waarheid durven zeggen (pittige discussies) zorgen voor het beste resultaat. Wat ook bijdraagt is om naast het zakelijke contact elkaar ook persoonlijk goed te leren kennen. Wanneer je weet hoe iemand als persoon in elkaar steekt kun je hem/haar beter begrijpen.
De verandering accepteren (en omarmen)
Nieuwe ERP-software brengt verandering met zich mee en dus in een aantal gevallen niet meer kunnen doen wat je gewend bent te doen. Soms zien kerngebruikers zelfs na acht weken van workshops nog steeds enkel wat ze missen en niet de enorme vooruitgang. Hoe krijg je dit om? Ook hier geldt weer openheid en bewustwording. De verandering gaat gebeuren, de kerngebruiker zal erin mee moeten. Er ligt hier een taak voor de projectleiders, de stuurgroep en de consultants om tijdig te signaleren en actie te ondernemen. Gebeurt dit niet dan komt het project in gevaar. Wederzijds begrip is hier belangrijk; enerzijds mag men niet in het verleden blijven hangen, anderzijds moet er ook begrip voor zijn dat men moeite heeft met de verandering.
Niet bang zijn om besluiten te nemen
ERP-software koppelt administratieve processen aan elkaar, waardoor de primaire bedrijfsactiviteiten efficiënter worden uitgevoerd. Dat betekent wel dat er keuzes gemaakt moeten worden in de processen en inrichting van het systeem. Door vooraf duidelijke kaders te stellen waar binnen de werkgroep beslissingen kan nemen maakt dat dit een stuk sneller en gemakkelijker verloopt. De werkgroep moet het mandaat hebben om samen te kunnen beslissen. Uiteraard zijn er ook keuzes waar de stuurgroep een oordeel over moet geven, maar de implementatie is succesvoller en efficiënter wanneer de werkgroep zoveel mogelijk zelf knopen kan doorhakken.
Aandacht voor continuïteit
Kerngebruikers moeten in de gelegenheid worden gesteld om naast de momenten met de consultant ook zelf tijd te kunnen besteden aan de implementatie. Processen opstellen en testen, werkinstructies maken, eindgebruikers trainen; daar gaat veel tijd in zitten. Maar de dagelijkse werkzaamheden gaan ook gewoon door. Met het oog op continuïteit is het zaak hier een goede balans in te vinden. Genoeg tijd kunnen besteden aan het samen succesvol implementeren van de software, maar zonder dat dit ten koste gaat van de dagelijkse business.
Conclusie; een succesvolle ERP-implementatie gaat veel verder dan een installatie, conversie en inrichting. Open communicatie, wederzijds begrip, besluitvaardigheid en continuïteit zijn de menselijke aspecten voor succesvol implementeren.
Rahana Soedhoe is Senior Consultant bij Dysel en helpt organisaties efficiënter te werken door bedrijfsbrede inzet van softwareapplicaties.
