De overgang naar de nieuwste versie van jouw ERP-systeem is een uiterst leerzaam project. Natuurlijk doe je het om de organisatie naar een hoger niveau te brengen, maar er zijn nog een paar belangrijke lessen die je leert aan het einde van de rit.
1. Hoe bedrijfsprocessen beter gestroomlijnd kunnen
Bij een ERP-upgrade ga je kritisch kijken naar de bedrijfsprocessen en hoe deze zijn vormgegeven. Je zult er al snel achter komen dat hier winst valt te behalen voor de organsatie:
- Processen zijn niet of niet volledig vastgelegd, er is feitelijk geen proces voor;
- Processen kunnen efficiënter, er zijn bijvoorbeeld overbodige stappen of stappen die geautomatiseerd kunnen worden;
- Processen zijn niet meer actueel, ze passen niet meer bij de huidige organisatie.
De ERP-upgrade is dus een kans om de bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Samen met de specialisten in jouw bedrijf en van de ERP-partner ga je alle processen in kaart brengen en optimaliseren om helemaal klaar te zijn voor de toekomst.
2. Welke verborgen mogelijkheden er zijn om succesvoller te worden
ERP-software dwingt je tot een bepaalde manier van werken en daar raak je aan gewend. De upgrade naar een nieuwe versie dwingt je om opnieuw na te denken over hoe je de dingen doet die je doet. Door er met een frisse blik naar te kijken ontdek je nieuwe mogelijkheden. Bijvoorbeeld een proces dat veel sneller kan, een proces dat geautomatiseerd kan worden of een werkwijze die tot een hogere klanttevredenheid leidt.
"Kijk samen met de ERP-partner naar de standaard ERP-applicatie en de ‘best practice’ per proces."
3. Wat de kwaliteiten van jouw medewerkers zijn
Een ERP-upgrade is geen druk op de knop waarna een update wordt geïnstalleerd. Als organisatie die een ERP-upgrade ondergaat speel je zelf de hoofdrol. Jouw mensen wordt gevraagd kritisch mee te denken in bedrijfsprocessen, nieuwe processen en software te leren, zorgvuldig te testen, te documenteren en kennis intern te delen. Niet iedereen beschikt over de kwaliteiten om dit te doen en een ERP-upgrade maakt dat duidelijk. Die ervaren, deskundige medewerker van je kan opeens door de mand vallen, terwijl die rustige junior medewerker kwaliteiten laat zien waar je niet van op de hoogte was.
4. In hoeverre de ERP-software nog past bij de organisatie
Sinds het vorige ERP-project is jouw organisatie ongetwijfeld flink veranderd. En dat geldt ook voor bijvoorbeeld technologie en wetgeving. Dat betekent dat de ERP-software op sommige vlakken niet meer bij jouw organisatie past. Bepaalde setups en maatwerkapplicaties waar je in het verleden voor hebt gekozen, zijn mogelijk niet meer nodig nu. Kijk daarom samen met de ERP-partner naar de standaard ERP-applicatie en de ‘best practice’ per proces. Dichtbij de standaard blijven is gunstiger dan uitgebreide klantspecifieke, maatwerkapplicaties ontwikkelen.
5. Welke nieuwe mogelijkheden de nieuwe versie biedt
Een nieuwe versie van het ERP-systeem brengt nieuwe mogelijkheden met zich mee. Door de ontwikkelingen in technologie, in automatisering en in features. Zeker wanneer je met een sterk verouderde versie werkt, kan het verschil enorm zijn. Nieuwe mogelijkheden, processen die sneller en beter verlopen, gemakkelijk en prettiger werken. Die vooruitgang mag je verwachten van een modern ERP-systeem. Maar let op: het biedt nieuwe kansen, maar vraagt ook om aanpassingsvermogen. Zorg dat iedereen bereid is om de tijd te nemen met het nieuwe syteem om te leren gaan en te accepteren dat processen anders lopen dan ze gewend zijn.
