Een ERP-implementatie is geen IT-project, maar een verandering van jouw business in projectvorm. Je begint aan dit project om jouw klanten beter te bedienen en zodoende groei van de organisatie te bewerkstelligen. Van de complete business vergt het een andere manier van denken en handelen, en dus de bereidheid om te veranderen. Het is daarom belangrijk dat heel jouw organisatie achter het project staat. Zonder de buy-in van de rest van de organisatie kun je er beter niet aan beginnen. Er zijn drie belangrijke groepen die de meerwaarde van het nieuwe ERP-systeem moeten inzien en het project dienen te ondersteunen.
Management
Het management vormt het leiderschap van de organisatie. Ze hoeven niet bij iedere stap in het implementatieproces betrokken te zijn. Maar wanneer het leiderschap van jouw organisatie groot voorstander is van het nieuwe ERP-systeem kan dit op talloze manieren bijdragen aan het succes van de implementatie. Denk bijvoorbeeld aan het toewijzen van de juiste middelen en mensen aan het project en het wegnemen van interne belemmeringen en bezwaren die een succesvol project in de weg staan. Buy-in van management helpt je om randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie geregeld te krijgen.
Key users
In de ERP-implementatie spelen de key users een cruciale rol. Zij zijn nauw betrokken bij het vormgeven van de processen, nemen beslissingen ten aanzien van de werkwijze, testen het systeem en zijn verantwoordelijk voor het overdragen van de kennis binnen hun eigen afdeling. Een key-user die met tegenzin aan een ERP-project begint vormt een grote bedreiging. Positieve energie, de wil om te veranderen, initiatief nemen en verantwoordelijkheidsgevoel zijn vereist. Kijk daarom bij de selectie niet alleen naar wat een medewerker weet van de processen, maar ook naar de mentaliteit en houding van de medewerker. Zo kan een ervaren medewerker weliswaar zeer deskundig zijn wat betreft de processen, als de wil er niet is om te veranderen gaat het niet werken. Een jongere medewerker die wel de juiste spirit heeft (en misschien ook meer tijd kan vrijmaken voor het project) kan geschikter zijn als key user. Deins er overigens niet voor terug om je projectteam te veranderen tijdens de implementatie. Brengt een key user toch niet wat je ervan had verwacht of waar je op had gehoopt? Kies iemand anders, dit project is van cruciaal belang en moet slagen.
Eindgebruikers
Uiteindelijk gaat iedereen in de organisatie werken met de nieuwe software. Dus is acceptatie of liever omarming van het ERP-pakket door alle medewerkers belangrijk. Informeer de hele organisatie tijdig van de plannen die je hebt en blijf ze op de hoogte houden van de vorderingen. Laat iedereen inzien dat dit een stap is die de organisatie vooruit gaat helpen en de dagelijkse taken op alle afdelingen gaat vergemakkelijken.
Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
