Een ERP-implementatie is veelomvattend. Aan de klantzijde zijn alle afdelingen inclusief directie betrokken, aan de zijde van de softwarepartner diverse specialisten. Dat vraagt om een gestructureerde aanpak waarin iedereen zijn/haar eigen rol speelt met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden. Graag stel ik de hoofdrolspelers aan je voor.
Directie van de klant
De directie van de organisatie waar de ERP-implementatie plaatsvindt speelt een cruciale rol. Zij moeten volledig achter de implementatie staan en het project met overtuiging ondersteunen. Zo niet, dan is de implementatie gedoemd te mislukken. De directie dient een visie te hebben van wat men wil bereiken met de ERP-implementatie; wat zijn nu de belangrijkste strategische doelstellingen op de lange termijn? Als het ERP-systeem dit kan faciliteren is het de juiste keuze voor het bedrijf. Het is dan de taak van de directie om intern awareness en draagvlak te creëren voor het project. Men moet zich bewust worden van de voordelen die de nieuwe software gaat opleveren. Change management is soms nodig; een nieuw ERP-systeem brengt een nieuwe manier van werken met zich mee en dat betekent dus verandering voor de medewerkers. De directie moet mensen helpen om te gaan met deze verandering en hen hierin begeleiden. Ook zal de organisatie op orde gebracht moeten worden voor het project; wie gaat wat doen, kunnen we ze vrijmaken voor dit project en wie neemt de taken over? Een ERP-project betekent een grote verantwoordelijkheid voor de directie.
Projectmanagers
Zowel aan de zijde van de klant als van de softwarepartner wordt een projectmanager aangesteld. Zij werken nauw met elkaar samen om het project tot een succes te maken. Dat begint bij het definiëren van een heldere scope: wat ga je doen in het project en vooral ook wat niet? Ook stel je samen een projectplanning op van de uit te voeren werkzaamheden per deelfase. Het team van consultants en key users wordt samengesteld en er wordt op toegezien dat iedereen in het team zijn of haar taken gedegen en tijdig uitvoert. Door regelmatig samen te overleggen worden de projectvoortgang en het budget bewaakt. Indien nodig wordt natuurlijk ingegrepen, want het is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de projectmanagers dat het project op tijd, binnen budget en volgens de scope wordt uitgevoerd.
Consultants
De consultants zijn de specialisten aan de kant van de softwarepartner. Ze analyseren en verbeteren bedrijfsprocessen, regelen de setup, verzorgen de dataconversie en geven training en support aan de key users. Een breed takenpakket wat vraagt om kennis van uw branche, de bedrijfsprocessen zoals die binnen uw organisatie (zouden moeten) zijn en natuurlijk kennis van de software. Daarnaast moeten ze een sparringpartner zijn voor de directie en de key users van de klant om na te denken over hoe de software optimaal kan worden ingezet. En ze moeten in staat zijn om hun kennis over te dragen aan de key users.
Key users
De naam zegt het al; key users spelen een sleutelrol in het project. Het zijn medewerkers van diverse afdelingen die een prominente rol in de implementatie spelen. Ze denken mee over de meest optimale inzet van de ERP-software en over veranderingen en verbeteringen in de processen. Key users moeten in staat zijn om de bedrijfsprocessen (ook van andere afdelingen) te definiëren (applicatie-onafhankelijk) en op papier te zetten. Ze zijn besluitvaardig, energiek, flexibel, bereid om te veranderen en hebben een positieve houding. Het zijn niet per se de meest ervaren medewerkers of de mensen die al jaren in de organisatie werken of leidinggevenden. Veel meer gaat het om mensen met de juiste houding en kennis die snappen waar het bij een ERP-implementatie om draait.
Deze hoofdrolspelers brengen samen het project tot een succes. Maar de mensen om wie het pas echt gaat staan hier nog niet genoemd: de eindgebruikers. Zij gaan iedere dag weer met de software aan de slag. Ze moeten de voordelen inzien en het systeem niet alleen accepteren, maar liefst ook omarmen. Pas dan kan de ERP-implementatie ook op de lange termijn een succes worden.
Alex Bouwmeester is Projectmanager EMEA bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
