Een Business Intelligence- en rapportagetool moet waardevolle managementinformatie bieden ter ondersteuning van de bedrijfsvoering, de informatie moet relevant, actueel en correct zijn en de tool moet eenvoudig te gebruiken en toegankelijk zijn. Logisch. In het brede aanbod van BI- & rapportagetools voldoet bijna iedere bekende oplossing aan deze eisen. Aan een paar andere zaken zul je misschien minder snel denken, maar ze zijn wel heel belangrijk om op te letten bij de keuze voor een BI-tool:
1. Bedenk vooraf goed welke informatie voor jou belangrijk is
Dit lijkt een open deur, maar het is een stap die vaak wordt overgeslagen. Zelfs bij een aantal grote organisaties heerst de gedachte dat de BI-tool out of the blue alle problemen moet oplossen. Maar zo eenvoudig is het niet. Je moet zelf een visie hebben op welke informatie belangrijk is voor het succesvol managen van de organisatie. Waar stuur je op? Welke KPI’s zijn cruciaal? Welke periodieke rapportages heb je nodig? Wie heeft wanneer welke informatie nodig? Allemaal vragen die je zelf moet beantwoorden.
2. Zorg ervoor dat je de back-end goed geregeld hebt
Alles valt of staat met structuur. Om goed gebruik te kunnen maken van jouw BI-tool moet de data op orde zijn. Zorg ervoor dat je grip hebt op jouw data warehouses en dat je de uitgebreide ‘spaghetti’ aan informatie op een gestructureerde wijze kunt onderbrengen in zogeheten data cubes. Dat biedt je namelijk de gelegenheid om vervolgens nagenoeg iedere front-end BI-tool erop los te laten en de mooiste en meest waardevolle KPI’s kunt presenteren. Bovendien stelt dit je in staat om met ontwikkelingen mee te groeien; de ontwikkelingen in de wereld van BI volgen elkaar snel op en met de back-end op orde heb je de flexibiliteit om altijd de beste front-end BI-tool hierop aan te sluiten.
3. Kies een oplossing die alle bedrijfsinformatie centraal verzamelt
Bedrijfsinformatie is op meerdere plaatsen, in meerdere systemen, op papier en in de hoofden van de medewerkers opgeslagen. Een Business Intelligence-oplossing wordt pas echt waardevol wanneer het ALLE bedrijfsinformatie centraal verzamelt. Zorg er daarom voor dat alle belangrijke gegevens gedigitaliseerd zijn en dat de BI-tool data verwerkt uit alle verschillende informatiebronnen.
4. Kies een tool die niet alleen nu, maar ook in de toekomst werkt voor jou
Bij de keuze voor een BI- & rapportagetool ben je al snel geneigd om enkel op het heden te focussen; wat is op dit moment de beste oplossing? Maar het is belangrijk om rekening te houden met de toekomst. Wordt het platform waar je voor kiest ook in de toekomst nog ondersteund? Bestaat de leverancier/partner die jou helpt over 5 of 10 jaar nog steeds? En wat zijn de gevolgen van veranderingen in wetgeving, jouw branche of jouw bedrijf voor de behoeften aan BI? Lastig te beantwoorden vragen, maar houd waar mogelijk rekening met deze factoren.
5. Kies eenvoud en gebruiksgemak boven design en features
Meer features is niet per se beter. Wanneer de mogelijkheden eindeloos zijn loop je het risico dat eindgebruikers de oplossing als te complex en onoverzichtelijk ervaren. En het doel is juist om te werken met een toegankelijk en gebruiksvriendelijk systeem. Ook het design mag niet de topprioriteit hebben. Hoewel het prettig is om te werken met een mooi vormgegeven systeem, is dit natuurlijk niet wat uiteindelijk waarde oplevert voor jouw organisatie.
Maak de keuze voor een BI-tool vooral SAMEN. Uit deze tips blijkt wel dat je de meningen moet verzamelen van IT-specialisten, management, administratie en eindgebruikers voordat je een keuze maakt.
Bjorn Schouten is Business Intelligence Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het omzetten van data in waardevolle managementinformatie.
