Stel dat het ERP-systeem wat in jouw organisatie gebruikt wordt geen toekomst meer heeft. Bijvoorbeeld omdat er geen ontwikkeling meer gebeurt, de verkoop stagneert, of support zelfs wordt stopgezet. Maar het systeem werkt prima voor jou. Moet je je dan zorgen maken?
Productlevenscyclus van ERP-systemen
ERP-systemen kennen net als andere producten een aantal stadia in hun levenscyclus:
- Ontwikkeling: de software wordt ontwikkeld, een nieuw ERP-pakket is geboren
- Introductie: de software wordt in de markt gezet en verkocht
- Groei: de verkopen nemen toe, het aantal gebruikers groeit en nieuwe versies volgen elkaar snel op
- Volwassenheid: de groei stagneert, support wordt uitgebreid gegeven, maar er volgen geen releases meer
- Neergang: de verkopen dalen, doordat de software niet meer nodig is, achterhaald is of de concurrentie beter is.
Het is in die Neergangsfase dat het product op een dood spoor komt en uiteindelijk end-of-life is. De verkopen lopen terug, het wordt duidelijk dat het ERP-pakket geen toekomst meer heeft en het einde komt in zicht. Het systeem kan voor jouw organisatie nog uitstekend werken in de Neergangsfase en zelfs op dat moment de beste optie voor jou zijn. En met het oog op de toekomst kun je rustig de tijd nemen om je te oriënteren op een alternatieve oplossing. Niets om je zorgen om te maken, toch?
Risico’s van end-of-life ERP-systemen
Dat is niet helemaal waar. Zodra bekend is dat een ERP-pakket op een dood spoor is beland ontstaan er, ook voor jouw organisatie, een aantal risico’s. En die risico’s worden steeds groter:
- Beveiliging: de eisen aan software op het gebied van beveiliging veranderen snel. Met end-of-life ERP-software loop je beveiligingsrisico’s die ernstige gevolgen kunnen hebben.
- Wettelijke vereisten: veranderingen in wetgeving vragen soms om veranderingen in software. Denk aan wijzigingen in het betaalverkeer of belastingtarieven. Daar MOET je in meegaan.
- Incompatibiliteit: Office 365 wordt door steeds meer bedrijven gebruikt, maar jij werkt misschien nog met veel oudere Word- en Excelbestanden. Hoe lang gaat dat nog goed?
- Beperkingen: met end-of-life ERP-software ga je tegen steeds meer beperkingen aanlopen. Wat de concurrentie wel kan, kun jij niet of minder goed of minder snel.
- Hogere kosten: Al het bovenstaande gaat je geld kosten. Beveiligingsrisico’s dekken, met een work-around aan nieuwe wetgeving voldoen, minder efficiënt werken dan de concurrentie. Het brengt kosten met zich mee en brengt de concurrentiepositie van je bedrijf in gevaar.
"De risico's van end-of-life ERP-systemen kosten geld en brengen de concurrentiepositie van je bedrijf in gevaar."
Is jouw ERP-pakket end-of-life?
Je wilt het dus weten wanneer het einde nabij is voor jouw ERP-systeem. Maar dat wordt niet altijd aangekondigd. Er zijn echter genoeg signalen die dit verraden. Bijvoorbeeld wanneer er lange tijd geen releases meer zijn, support en training worden beperkt of stopgezet of aanvragen voor nieuwe features steeds minder vaak worden gehonoreerd. Ook het handelen van de ERP-partner is veelzeggend. Focust jouw ERP-partner zich op heel andere pakketten en branches? Of zijn de verkooprechten van jouw ERP-systeem onlangs verkocht aan een andere partner of een investeringsmaatschappij? Dan is het toch echt tijd om in actie te komen. Om te beginnen kun je naar de product lifecycle policy vragen. Dan weet je hoe lang jouw versie nog ondersteund wordt, vaak met een onderscheid in uitgebreide en beperkte ondersteuning.
Meer weten over de product lifecycle policy van Dysel? Laat het me weten en ik neem contact met je op.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
