Organisaties met een servicedienst die iedere dag de weg op gaat kunnen niet meer zonder een slimme en betrouwbare field service-applicatie. Daarbij let je op de functionaliteiten van de applicatie, de technologie, betrouwbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en nog veel meer facetten. Het is niet eenvoudig om de juiste oplossing voor je monteurs te kiezen, terwijl het grote invloed heeft op de performance van het bedrijf en van jouw medewerkers. Daarom 3 belangrijke elementen waar je in ieder geval op moet letten.
1. Snelle en efficiënte afhandeling van werkorders
Jouw monteurs moeten zich richten op hun primaire taak; service verlenen. Het systeem mag hen hierin niet belemmeren of onnodig tijd kosten. Snelle en efficiënte afhandeling van werkorders dus. Kies daarom niet voor een losse applicatie, maar voor een field service-oplossing die volledig geïntegreerd is met je backoffice (ERP) en die je voorziet van informatie die altijd correct en actueel is. Een heldere navigatie en simpele invoer van data zijn ook absolute must-haves om werkzaamheden snel en foutloos te laten verlopen. Gaat er toch ergens iets mis? Belast hier niet de monteur mee, maar laat deze ‘losse eindjes’ oplossen door een centrale groep gebruikers op de achtergrond.
2. Flexibiliteit in het gebruik en de setup
De processen in jouw organisaties moeten leidend zijn in hoe er gewerkt wordt, niet de setup en (on)mogelijkheden van de software. Ga voor een field service-oplossing waarbij je zelf kiest met welk device (of meerdere devices) je de monteurs op pad stuurt. Zorg dat je de menustructuur en workflows kunt aanpassen aan jouw processen; geen overbodige knoppen en tussenstappen. En bij voorkeur hoef je niet iedere keer bij de softwarepartner aan te kloppen voor aanpassingen in de setup, maar beheer je dit eenvoudig zelf. Last but not least mogen monteurs ook niet beperkt zijn in het gebruik van het systeem wanneer zij tijdelijk offline zijn of te maken hebben met slechte weersomstandigheden. Kies daarom voor een systeem met offline capabilities en gebruik eventueel een ruggedized device dat tegen een stootje en spatje regen kan.
3. Real-time informatie voor monteurs en kantoor
Met een real-time verbinding tussen de mobiele field service-applicatie en het backofficesysteem is de data altijd up-to-date. Handig voor zowel de monteur als de planner. Monteurs zien volledig bijgewerkte informatie over de uit te voeren werkorders en krijgen bij wijzigingen in de planning of nieuw toegewezen werkorders direct bericht. De serviceplanner krijgt direct terugkoppeling van monteurs t.a.v. de werkzaamheden die zij uitvoeren en kan snel schakelen in geval van spoedklussen.
De lijst met requirements aan een mobiele applicatie voor je monteurs in het veld is vele malen langer dan wat hierboven beschreven staat. Maar door op deze 3 belangrijke uitgangspunten te letten ben je wel goed op weg naar het efficiënt en succesvol laten functioneren van jouw servicedienst.
Arend Jan Boersma is Senior Consultant bij Dysel en specialist in het automatiseren van de afdeling (field)service.
