De upgrade van een ERP-systeem is een belangrijke stap voor organisaties die de productiviteit van hun bedrijf willen verhogen en hun medewerkers optimaal willen inzetten. Maar veel organisaties worden geconfronteerd met belemmeringen waardoor ze terughoudend zijn als het gaat om het upgraden van hun systeem.
Zelf opgeworpen barrières
Het klopt dat een ERP-upgrade niet altijd een eenvoudig proces is. De meest genoemde belemmeringen zijn dat het een tijdrovend exercitie is, de angst om data te verliezen, de gebruikers zijn tevreden met wat ze hebben en het huidige systeem doet zijn werk nog naar behoren. Dit zijn echter zelfgecreëerde barrières die ondernemers of leidinggevenden ervan weerhouden om hun bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Een verouderd ERP-systeem beperkt niet alleen de efficiëntie van het bedrijf, maar beïnvloedt ook de inkomsten van de organisatie. Uiteindelijk zal het oude ERP-systeem niet het volledige potentieel van de eindgebruiker benutten. Gebruikers zullen niet meer in staat zijn om gegevens uit andere systemen te integreren met het ERP-pakket of ondersteuning zal niet beschikbaar zijn en het zal leiden tot dure maatwerkaanpassingen. Bovendien, indien het bedrijf nieuwe hardware aanschaft als gevolg van technologische vooruitgang, zal het ERP-systeem niet naar behoren draaien op deze nieuwe hardware.
Naadloos upgraden
Besteed aandacht aan deze 3 eenvoudige stappen en je zal een naadloze upgrade van je ERP-systeem ervaren:
1. Plan: Laat je ERP-partner ieder jaar de prestaties van het systeem evalueren en bespreek samen het optimalisatierapport. Dit zal je helpen in de analyse of in de nabije toekomst het bedrijf behoefte heeft aan een upgrade en stelt je in staat hier tijdig op in te spelen.
2. Design: Evalueer de functionaliteiten voor alle afdelingen en concentreer je op de mogelijke procesverbeteringen. Testen is een cruciaal onderdeel van een upgrade. Evalueer de key users nogmaals en zorg ervoor dat de juiste mensen die alle ins en outs van het systeem kennen aan de slag gaan met testen. Leer de standaardfeatures van de nieuwe versie van de software waardoor je maatwerkaanpassingen minimaliseert.
Betrek de eindgebruiker in het proces en geef ze de beschikking over persoonlijke dashboards om de productiviteit van ieder individu te verhogen.
3. Evalueer: Voer na een succesvolle overgang regelmatig controles uit. Zorg ervoor dat de eindgebruikers voldoende zijn getraind in de nieuwe software. Raadpleeg alle afdelingen om te achterhalen of hun processen zijn beïnvloed door de upgrade. Zorg ervoor dat de nieuwe versie van het systeem dusdanig is ingesteld zodat het in de behoeften van de organisatie voorziet.
Noor Shaikh is Marketing & Sales Executive in Noord-Amerika bij Dysel en weet alles van de uitdagingen voor equipment dealerships op het gebied van ERP-software.
