We weten allemaal wat nodig is voor een mens om fit en gezond te leven. Gezonde voeding, voldoende rust en regelmatig bewegen. Maar wist je dat dit voor de software-oplossingen die in jouw organisatie worden gebruikt nauwelijks anders is? Niet installeren en pas in actie komen wanneer de problemen ontstaan, maar bewust bezig zijn met hoe jouw bedrijfssoftware functioneert en ervoor zorgen dat deze in topconditie blijft.
1. Gezonde voeding (garbage in, garbage out)
Wanneer bedrijfssoftware niet de output levert die je als gebruiker verwacht, ben je al snel geneigd om de schuld te geven aan het systeem. Maar je speelt hier zelf ook een grote rol in. Zorg ervoor dat de data in jouw systeem schoon is en van goede kwaliteit. Geen dubbele, ontbrekende of vervuilde data. Is de data niet op orde, dan zal je eerst in actie moeten komen. Het ontdubbelen, verrijken en opschonen van data is misschien niet het leukste werk om te doen, maar wel heel belangrijk om succesvol en met plezier te werken met je systeem. Zorg ook voor een strak intern beleid aangaande het invoeren van nieuwe data en wijzigen van bestaande data.
2. Voldoende rust (niet het systeem overbelasten)
Let op dat je op de juiste wijze gebruik maakt van het systeem. Het gebeurt regelmatig dat een systeem het laat afweten, omdat het overbelast wordt. Er wordt dan teveel gevraagd van het systeem met als gevolg dat het stagneert of zelfs crasht. Waar wij mensen moeten waken voor overbelasting, geldt dat ook voor veel applicaties in jouw bedrijf. Controleer b.v. bij een update of upgrade van de software of de systeemvereisten zijn aangepast en of je daar nog aan kunt voldoen.
3. Training (performance check)
Anno nu zijn er geweldige mogelijkheden om de performance van jouw systeem te monitoren en te verbeteren. Je kunt periodiek een controle uitvoeren en aan de hand van rapportages de juiste maatregelen nemen om de systeem performance weer op orde te brengen. Maar je kunt ook, door een performance tool te installeren op jouw systeem, continu monitoren wat er gebeurt en preventief ingrijpen waar nodig. Alsof je een hartslagmeter gebruikt voor jouw software.
Op naar de dokter (systeem breakdown)
Wanneer het echt misgaat met het systeem, is er altijd nog de technisch specialist die jou kan helpen. Alsof je een bezoekje aan de huisarts brengt, of erger: in het ziekenhuis belandt. Grote kans dat problemen, zoals een breakdown van het systeem, vervelende blokkades of een heel traag systeem, relatief eenvoudig weer kunnen worden opgelost met de juiste maatregelen. Toch is het vervelend, stressvol en kan het je geld kosten door b.v. downtime van het bedrijf of dataverlies. Maar, zoals gezegd, grote kans dat je dit voorkomt met bedrijfssoftware die in topconditie is.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
