Vaak wordt bij de selectie van een nieuw ERP-systeem naar een aantal softwarepartijen een Request For Information (RFI) gestuurd. Kort gezegd, een lijst van eisen en wensen met betrekking tot de functionaliteiten van het te selecteren ERP-pakket. Het gaat immers om een belangrijke beslissing voor jouw organisatie en dus wil je zo goed mogelijk waarborgen dat het systeem in de belangrijkste behoeften voorziet. Heel logisch…maar toch kun je dit beter niet doen.
Je vraagt naar wat je al hebt…
…en niet naar wat je nodig hebt. Bij het opstellen van de RFI voor jouw organisatie is het onvermijdelijk dat je denkt vanuit de huidige situatie. Met als resultaat dat je vraagt naar een kopie van wat je nu hebt, maar dan in een modern jasje en met een paar extra features die jou te binnen schieten. Is dat nu al die tijd en energie waard van het inventariseren van de behoeften van alle afdelingen van het bedrijf? Wanneer je hier een extern adviseur voor hebt ingeschakeld kost het je bovendien ook nog veel geld. Veel effectiever is om een duidelijke visie te formuleren van waar je als organisatie naar toe wilt in de komende jaren. Het is dan aan de specialisten van de softwarepartners om jou duidelijk te maken hoe hun ERP-systeem jou daarin gaat ondersteunen. Op die manier krijg je wat je nodig hebt!
Hoe betrouwbaar zijn de antwoorden op een RFI?
Het lijkt zo eenvoudig; een lijst met requirements en de leverancier vult in of dit tot de standaardoplossing behoort, maatwerk nodig is, er een work-around mogelijk is, een third party-systeem de oplossing biedt of dat het simpelweg niet mogelijk is aan de vereiste te voldoen. Dan weet jij daarna precies waar je aan toe bent, toch? Helaas is de werkelijkheid anders. Veel softwareleveranciers zullen de neiging hebben om jouw RFI iets te positief in te vullen. Ze willen bij de volgende stap in het selectietraject immers nog steeds in de race zijn. Dus is in het stadium van de RFI nog heel veel standaard mogelijk en lijkt iedere partij op jouw lijstje een geweldige oplossing te hebben.
Andere mogelijke problemen, waardoor je de betrouwbaarheid en de waarde van ingevulde RFI’s in twijfel moet trekken:
- Jouw vragen/vereisten kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd of niet goed begrepen.
- Of je vraagt iets waar niet direct een antwoord op kan worden gegeven, omdat meer informatie nodig is.
- Of je vraagt om iets wat je niet nodig hebt, omdat het b.v. achterhaalde technologie is of omdat er een alternatieve (betere) methode is.
ERP draait niet om functionaliteiten
Het opstellen van een lange lijst met eisen en wensen gaat ervan uit dat het bij ERP-software om functionaliteiten draait. Wanneer je maar genoeg knopjes en opties hebt, dan komt het goed. Maar een ERP-selectie is een strategische keuze; je wilt als organisatie jouw lange-termijndoelstellingen realiseren, zoals uitbreiding naar andere markten, omzetgroei, winstmaximalisatie en professionalisering, en de ERP-software dient je hierbij te helpen. Stel daarom geen RFI op, maar zorg dat je helder voor ogen hebt waar je als organisatie nu staat en wat je in de toekomst wilt bereiken.
Hoe moet je het dan wel aanpakken?
- Definieer jouw strategische doelstellingen: zorg dat je een helder beeld hebt van waar je als organisatie naar toe wilt groeien, dat vormt de basis voor jouw ERP-selectie.
- Verken wat de mogelijkheden zijn: verdiep je in wat er in de markt verkrijgbaar is, welke verschillen er zijn tussen de softwarepartijen, welke voordelen je met de software kunt behalen, etc. Dat kan eenvoudig op je laptop in jouw eigen tijd.
- Informeer bij branchegenoten: niemand kan je beter vertellen welke software goed is dan vergelijkbare bedrijven in jouw branche. Kom met ze in contact en laat je informeren.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
