Staat jouw organisatie aan de vooravond van de implementatie van een nieuw ERP-systeem? Of een upgrade of herimplementatie die voor veel verandering gaat zorgen? De impact van een dergelijk project op de organisatie is enorm. Zonder goede voorbereiding loopt jouw bedrijf veel risico! Met deze tips vergroot je de kans op succes.
1. Informeer en communiceer
Bij de selectie van een nieuw ERP-systeem gaan bedrijven vaak zeer gedegen te werk. Uitgebreide research, presentaties, demo’s, referentiebezoeken en besprekingen. Niets wordt aan het toeval overgelaten. Maar zodra de keuze eenmaal is gemaakt, worden de plannen zelden uitgebreid gedeeld en besproken met de rest van de organisatie. Terwijl het aan de vooravond van het project heel belangrijk is dat iedereen in de organisatie weet wat er gaat gebeuren, waarom en wat dit voor gevolgen heeft. Die kennis zorgt ervoor dat men betrokken en gemotiveerd is en de voordelen snapt van de ERP-implementatie.
2. Selecteer een superteam
Het projectteam van jouw organisatie zal bestaan uit een projectleider en key users van de verschillende afdelingen. Kies voor een projectleider die sterk in zijn/haar schoenen staat, ervaring heeft met dit soort projecten, strak toeziet op de planning en goed communiceert. De key users zijn niet per se jouw meest ervaren mensen. Veel belangrijker is dat ze goed zijn in het doorgronden van bedrijfsprocessen, inzien waar verbetering mogelijk is, gemotiveerd zijn om het project tot een succes te maken en bereid zijn om veranderingen door te voeren.
3. Maak voldoende tijd vrij voor jouw mensen
Een van de grootste problemen tijdens ERP-implementaties is tijdgebrek. Jouw medewerkers kunnen natuurlijk niet al hun werkzaamheden uit handen laten vallen en zich volledig op de ERP-implementatie richten. Dat is logisch. Maar je zult toch enige ruimte in de agenda’s moeten maken. Er zijn periodes dat men slechts een paar uur per week hoeft te wijden aan het project, maar ook fases waarin de halve werkweek door het project wordt bezet. Houd daar rekening mee in de capaciteitsplanning voordat je aan het project begint.
"Een van de grootste problemen tijdens ERP-implementaties is tijdgebrek."
4. Zorg voor draagvlak en betrokkenheid vanuit het management
Het management moet volledig achter de gemaakte keuze staan en vanaf de start het projectteam ondersteunen en faciliteren. Dat doe je door het team voldoende tijd te geven, ze het mandaat te geven om beslissingen te nemen en door zaken die escaleren in een stuurgroepoverleg op te lossen. Het management moet ook betrokken zijn bij de implementatie. Houd de vorderingen in de gaten, signaleer tijdig problemen, toon begrip en help het projectteam.
5. Stel een gedetailleerde planning op met gefaseerde implementatie
Zonder goede planning wordt een ERP-implementatie een zwaar en ellenlang traject dat nooit binnen tijd, budget en scope wordt afgerond. Een gedetailleerde, realistische planning met verantwoordelijkheden per taak en vooraf bepaalde mijlpalen geeft houvast aan iedereen. Probeer ook niet alles in het project te stoppen; kies juist voor een gefaseerde implementatie. Het project zorgt al voor veel belasting op de organisatie wanneer je het simpel houdt en in fases doet, laat staan wanneer je alles in één keer wilt automatiseren en verbeteren.
Gelukkig hoef je ook de voorbereiding niet alleen te doen als organisatie. De ERP-partner heeft uitgebreide ervaring met dit soort projecten. Zij kunnen je al in de voorbereiding op het project adviseren en ondersteunen. Bijvoorbeeld bij het samenstellen van het team, opstellen van de planning en de interne communicatie.
Remko Gaastra heeft de leiding over Dysel North America. Hij stuurt een team van branche-experts aan om equipment dealers in Noord-Amerika succesvoller te maken.
