De implementatie van een ERP-systeem is een spannende tijd voor veel organisaties. Het nieuwe softwarepakket brengt veel vooruitgang met zich mee, maar het vergt ook bijvoorbeeld het beschrijven en verbeteren van bedrijfsprocessen, verandermanagement in de organisatie en natuurlijk tijd, energie en aanpassingsvermogen van de medewerkers. Kortom, heel het bedrijf heeft de handen vol aan de ERP-implementatie. In dat geval is een goede voorbereiding het halve werk.
Een IT-omgeving die er klaar voor is
Zorg ervoor dat de IT-infrastructuur voor aanvang van het project is gecheckt en doe waar nodig extra investeringen. Alle hardware, zoals de servers, computers en mobiele devices dienen aan de minimale eisen te voldoen. Alle software-applicaties die benodigd zijn, zoals Windows, Outlook, Word en Excel moeten beschikbaar zijn. En alle verbindingen, zoals wifi, remote desktop en/of vpn moeten probleemloos functioneren. Begin hier ruim voor de start van de ERP-implementatie mee, zodat je voldoende tijd hebt voor testen, installeren en eventuele investeringen. Overleg ook regelmatig met je ERP-partner hierover, zodat je niets over het hoofd ziet, maar ook geen onnodige uitgaven doet.
Medewerkers met energie, kennis en tijd
Ook jouw medewerkers moeten voorbereid zijn. Stel een projectteam samen met kundige medewerkers die een positieve attitude hebben en voldoende tijd hebben voor het uitvoeren van de taken die van hen verwacht worden. De projectteamleden moeten een gedegen kennis hebben van de processen op hun eigen afdeling en in de rest van de organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat ze de meerwaarde van het ERP-systeem inzien en met een positieve spirit het project aanvangen. Tijd is misschien wel de meest onderschatte factor. Men is vaak één tot meerdere dagen per week bezig met het ERP-project gedurende enkele maanden. Maak ze vrij voor het project en zorg dat andere werknemers een deel van de werkzaamheden overnemen.
Meters maken met de consultant
Wanneer jouw organisatie volledig voorbereid is zodra de consultant voor het eerst over de vloer komt kun je direct meters maken. Niets is zo frustrerend als belemmerd en vertraagd worden door haperende verbindingen, ontbrekende softwareprogramma’s of te drukke projectteamleden. Het betekent bovendien dat het budget van het project onder druk komt te staan en dat de streefdatum voor livegang in het geding komt. Met een strakke en grondige voorbereiding voorkom je veel problemen en vergroot je de kans op een succesvolle ERP-implementatie.
Wil je weten of jouw organisatie klaar is voor de aanstaande ERP-implementatie? Neem contact met me op, samen met mijn collega’s help ik je graag met de voorbereidingen.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
