Een nieuw bedrijfssysteem is wennen. Een nieuwe user interface, processen die anders zijn, zoeken naar waar die ene functie nu in het systeem is, wennen aan de nieuwe mogelijkheden. Hoe zorg je er nu voor dat bij de overgang naar een nieuw bedrijfssysteem jij als gebruiker volledig ‘in control’ bent over het systeem?
Zorg dat je de nieuwe werkwijze begrijpt en hier volledig achterstaat
Een nieuw bedrijfssysteem brengt een nieuwe manier van werken met zich mee. En als het goed is, is dat een verbetering. Een proces is meer geautomatiseerd, efficiënter en/of effectiever. Wanneer je vanaf het begin ‘in control’ wilt zijn, is het belangrijk om de nieuwe werkwijze goed te begrijpen. Dus niet klakkeloos accepteren, maar er bewust over nadenken, in meedenken zelfs en vervolgens volledig ondersteunen dat er op deze manier gewerkt wordt in het nieuwe systeem. Wellicht omdat het tijdwinst oplevert, fouten reduceert, de samenwerking bevordert of voor meer tevreden klanten zorgt.
Haal het maximale uit de workshops met de consultant
De business consultant van jouw softwarepartner is de specialist op het gebied van het nieuwe systeem, maar vooral ook de nieuwe processen. Tijdens de trainingen en workshops met de consultant leer je de nieuwe manier van werken en krijg je inzicht in de voordelen. Bereid je goed voor op deze workshops, wees scherp en alert, en bespreek wat jij belangrijk vindt. Zie de workshops niet als een hinderlijke extra belasting naast je dagelijkse werkzaamheden, maar als een perfecte kans om jouw werk prettiger te maken en om het bedrijf succesvoller te maken.
"Na de go-live word je geconfronteerd met de realiteit: die ene uitzondering in het proces waar je geen rekening mee had gehouden."
Train, documenteer en leer zelf
Enkel de kennisoverdracht door de consultant is onvoldoende richting de go-live met het nieuwe bedrijfssysteem. Je zult zelf aan de slag moeten. Doorloop de processen, test of uitzonderingen in processen mogelijk zijn, belicht het nieuwe systeem van alle kanten en maak het jezelf eigen. Naast de standaard documentatie van jouw softwarepartner, is het ook belangrijk zelf te documenteren wat je doet in het systeem, hoe je dit doet en waarom. Daar kun je altijd op terugvallen wanneer de nieuwe software in gebruik wordt genomen.
Maak gebruik van ‘training on the job’ en optimaliseer de werkwijze
Er is geen beter moment om de software te testen dan kort na de livegang. Natuurlijk heb je daarvoor al uitvoerig getest, maar dit was nog allemaal wat je dacht dat je moest testen. Na de go-live word je geconfronteerd met de realiteit: die ene uitzondering in het proces waar je geen rekening mee had gehouden. Zorg dat er een business consultant paraat staat om jou hier doorheen te helpen. En gebruik deze fase om te leren waar het systeem toch net iets anders moet functioneren dan vooraf gedacht. Ofwel, ga het systeem en de processen optimaliseren. Stilzitten is immers achteruitgaan!
