Vanwege de eindeloze mogelijkheden van jouw ERP-systeem is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over hoe je met de software werkt. Welke stappen doorloop je om een bepaald proces te voltooien? Het is belangrijk om dit in werkinstructies vast te leggen.
Werkinstructies bij een ERP-systeem
In een werkinstructie leg je stap voor stap uit wat de gebruiker moet doen. Bijvoorbeeld om een offerte of factuur te maken, een verhuurcontract op te stellen of een verkooporder af te ronden. Het is belangrijk dat de werkinstructie heel duidelijk is opgesteld, zodat iemand die de taak voor het eerst gaat uitvoeren, dit volledig zelfstandig kan doen. Ook mag de werkinstructie niet te gedetailleerd of technisch zijn, maar moet deze aansluiten op de kennis en vaardigheden van de medewerker die de taak uitvoert. Een werkinstructie beslaat niet een compleet proces van bijvoorbeeld service-aanvraag tot facturatie. Een dergelijk uitgebreid proces bevat meerdere werkinstructies, zoals een offerte opstellen, een order opstellen, een werkorder uitvoeren en een factuur opstellen.
Wat heb je er aan?
Wanneer je weet hoe je met het systeem moet werken, waarom zou je dan nog tijd steken in het op papier zetten van de werkinstructie? Daar zijn een paar belangrijke redenen voor:
- De werkinstructie geeft duidelijkheid: niet alleen voor jou, maar ook voor de rest van de organisatie. En niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst.
- De werkinstructie is waardevol bij opleiding van medewerkers: de werkinstructie is ideaal voor trainingsdoeleinden. Wanneer het systeem in gebruik wordt genomen, maar ook voor nieuwe medewerkers. Je voorkomt dat kennis verloren gaat.
- De werkinstructie laat je kritisch nadenken over processen en werkwijzen: werkinstructies opstellen dwingt je om goed na te denken over jouw bedrijfsprocessen en manier van werken. Is het proces efficiënt? En compleet? Of zijn verbeteringen mogelijk?
"Het is belangrijk dat de werkinstructie heel duidelijk is opgesteld, zodat iemand die de taak voor het eerst gaat uitvoeren, dit volledig zelfstandig kan doen."
Up to date houden
Cruciaal voor werkinstructies is om deze up to date te houden. Om meerdere redenen kunnen, in de loop van de tijd, aanpassingen of uitbreidingen van de werkinstructies noodzakelijk zijn:
- Wijzigingen in de software: misschien vraag jij om wijzigingen in de software of voert jouw partner wijzigingen door. Een extra veldje kan vragen om een wijziging in de werkinstructie. Ook wanneer je extra modules of oplossingen implementeert, zul je aan werkinstructies moeten werken.
- Wijzigingen in processen: de beste manier van werken kan er nu anders uitzien dan in de toekomst. En wanneer je jouw proces, werkwijze of procedures aanpast, heeft dit invloed op de werkinstructies.
- Upgraden naar een nieuwe versie: een nieuwe versie van de software brengt wijzigingen met zich mee. Dikke kans dat jouw processen en werkinstructies grotendeels hetzelfde blijven, maar er kunnen kleine verschillen ontstaan.
- Meerdere talen nodig: in welke taal of talen stel je jouw werkinstructies op? De keuze die je daarin maakt heeft invloed op het up to date houden van de werkinstructies. Kies je bijvoorbeeld voor twee talen, dan zul je beide sets werkinstructies actueel moeten houden.
Je staat er niet alleen voor bij het opstellen van werkinstructies. Vraag jouw softwarepartner om documentatie. Deze zal in grote lijnen aansluiten op jouw manier van werken. Wellicht zul je een paar procesbeschrijvingen of werkinstructies moeten aanpassen. Voor het beheer van de werkinstructies is het verstandig om hier iemand voor verantwoordelijk te maken. Hij of zij kan de werkinstructies op een centrale plek beschikbaar stellen en actualiseren wanneer dit nodig is.
