Als organisatie wil je gestructureerd werken. Dat is waarom je verschillende afdelingen, teams en functies hebt, ieder met eigen taken en verantwoordelijkheden. Het ERP-systeem ondersteunt alle medewerkers in het uitvoeren van hun werk en het uitoefenen van hun verantwoordelijkheden. Autorisaties spelen hierin een belangrijke rol. Het niet goed op orde hebben van de autorisaties in het ERP-systeem zorgt voor problemen. Denk aan verkeerde artikelprijzen, foutieve bankrekeningen, onjuiste bestellingen en niet bijgewerkte klantgegevens; en dat kan verstrekkende gevolgen hebben voor het bedrijf. Daarnaast leidt het tot extra werkzaamheden, omdat de fouten rechtgezet moeten worden. En dan is er ook nog de accountant die hamert op het belang van functiescheiding. Kortom, tijd om de autorisaties in te stellen. Maar waar moet je hierbij op letten?
Helder definiëren van de rollen
Vrijwel ieder ERP-pakket heeft de mogelijkheid tot het inrichten van autorisaties. Er kunnen rollen worden opgesteld en gebruikers kunnen gekoppeld worden aan één of meerdere rollen. Het is dus belangrijk om te starten met het gedegen definiëren van de rollen en te bepalen wie welke rol(len) krijgt toegewezen. Dit doe je aan de hand van een autorisatiematrix. Hierin leg je nauwkeurig vast welke rollen je hebt en welke schrijf- en leesrechten bij iedere rol horen.
Gebruik de juiste tools
Aan de hand van de autorisatiematrix kunnen de rollen in het ERP-systeem worden ingericht. Hoewel veel ERP-pakketten over slimme tools beschikken die veel werk uit handen kunnen nemen is het in de regel, afhankelijk van de mate van detaillering van de rollen, een tijdrovende klus. Vaak begint men vol goede moed aan de inrichting van de autorisaties, maar houdt men het niet vol tot het einde. Terwijl het juist zo belangrijk om uiterst nauwkeurige en gedetailleerde rollen in te stellen.
Gedetailleerde rollen
De betekenis van iedere rol moet kristalhelder zijn. Een rol “Medewerker Finance” zegt nog niets, terwijl de rol “Aanmaken betalingsvoorstel” zichzelf veel beter beschrijft. Dat dit tot een groot aantal rollen leidt spreekt voor zich, maar door deze rollen dan weer te groeperen tot functies maakt het toekennen van rollen aan een medewerker met een specifieke functie wel eenvoudiger.
Beheer van rollen
Iedere organisatie is in beweging, dit geldt dus ook voor de rollen binnen een organisatie. Zorg er dus voor dat de autorisaties bij wijzigingen in de organisatie weer tegen het licht gehouden kunnen worden (dit geldt uiteraard voor alle systemen die binnen een bedrijf gebruikt worden, niet alleen het ERP-systeem). Zorg er daarom voor dat de autorisaties dusdanig zijn opgesteld dat het totale autorisatieoverzicht er is. Ook hiervoor geldt dat veel ERP-pakketten hier intelligente oplossingen voor bieden die het autorisatielandschap beheersbaar maken.
Minder fouten, beter georganiseerd
Laat ik vooropstellen, fouten zullen altijd gemaakt blijven worden. Maar door de juiste tools op de juiste manier te gebruiken kun je ervoor zorgen dat de juiste mensen de juiste werkzaamheden doen. Daarmee voorkom je niet alleen een hoop problemen. Het zorgt er ook voor dat je beter georganiseerd werkt. En dat biedt weer enorme voordelen.
Wil je ook de stap zetten naar meer grip, een betere structuur en minder fouten? Samen met 2-Control helpen we organisaties bij het instellen van autorisaties en het beheren van rechten en rollen in ERP. Stuur me een bericht en ik neem contact met je op.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
