Het succes van een ERP-implementatie hangt van veel variabelen af. Het is dan ook onmogelijk om volledige controle te hebben over het project. Wel kun je de kans op succes aanzienlijk vergroten door grip te hebben over een paar factoren die van cruciaal belang zijn:
1. Implementeren is veranderen
Een nieuw ERP-systeem betekent bijna altijd een nieuwe manier van werken. Van directie tot de werkplaats, van verkoop tot administratie, heel de organisatie krijgt te maken met verandering. Change management is daarom een belangrijk onderdeel in het project van begin tot eind. Betrek medewerkers in het project vanaf de selectie van het nieuwe systeem tot na de livegang. Dit doe je door ze goed te informeren, te laten meebeslissen over pakketkeuze, procesveranderingen en systeeminrichting, en door ze optimale ondersteuning te bieden bij de veranderingen in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook na een live gang zal dit team blijvend betrokken blijven bij veranderingen (lees optimalisaties).
2. Besteed aandacht aan zowel de organisatie als aan ICT
ERP-implementaties worden vaak behandeld als ICT-projecten. Terwijl ze vanwege de impact op de complete organisatie veel beter de kwalificatie ‘businessproject’ verdienen. Een ERP-implementatie is een uitstekend moment om de organisatie in alle geledingen onder de loep te nemen en te beoordelen waar verbeteringen mogelijk zijn. Sterker nog, besteed je geen aandacht aan de organisatie, dan zul je nooit maximaal kunnen profiteren van de software. De grootste verbeteringen bevinden zich in het proces, de software helpt om deze zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
3. Zorg voor helder gedefinieerde resultaten
Een ERP-project heeft een begin en een einde. Binnen die termijn én binnen het kader dat je samen afbakent ga je voor de best mogelijke resultaten. Het is belangrijk deze resultaten vooraf helder te definiëren. Streef naar doelen die de organisatie vooruithelpen, maar wel realistisch zijn (tijd/kwaliteit/budget). Door doelen te stellen kun je je focussen op wat echt belangrijk is en nadien evalueren of het project gebracht heeft wat je ervan had verwacht. Ook houdt je zo de scope van je project beheersbaar en is een succesvolle live gang gegarandeerd.
4. Manage de verwachtingen o.b.v. de resultaten
Niet iedereen heeft dezelfde verwachtingen van een nieuw ERP-systeem. Waar de een het als een overbodig en moeizaam traject ziet denkt de ander dat het de gouden graal is die alle problemen doet verdwijnen als sneeuw voor de zon. Beide verwachtingen zijn onrealistisch en onwenselijk tijdens het project. Leg duidelijk uit welke voordelen verwacht mogen worden met het nieuwe systeem, maar ook zeker wat niet verwacht mag of kan worden. Dit is een continu proces!
5. Zorg voor helder gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
Een organisatie die een ERP-implementatie instapt doet dit met een team met leden van diverse afdelingen. Spreek vooraf duidelijk af wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan beseft iedereen wat van hem/haar wordt verwacht, hoeveel tijd men spendeert aan het project en voor welke beslissingen en werkzaamheden men zorg draagt. Proactieve monitoring hierop is cruciaal.
6. Hanteer een gestructureerde projectaanpak
Er zijn genoeg voorbeelden van ERP-projecten die uit de hand lopen qua kosten, belangrijke deadlines niet halen of zelfs volledig in de soep lopen en nooit tot een go-live komen. Een gebrekkige of ongestructureerde projectaanpak is hier misschien wel de belangrijkste oorzaak van. Kies in samenspraak met de softwareleverancier voor een gestructureerde, stapsgewijze projectmethodiek die bewezen succesvol is bij jouw type organisatie. Zo kun je tijdig schakelen wanneer zaken niet naar wens verlopen en houd je het project op de rails. Pragmatisch gestructureerd is de sleutel tot succes.
Heb jij grip op deze 6 factoren? Dan ben je hard op weg om van de ERP-implementatie een succes te maken!
Alex Bouwmeester is Projectmanager Europa bij Dysel en begeleidt de klant van begin tot eind in de implementatie.
