Verhuur draait om beschikbaarheid. Heeft u het juiste materieel beschikbaar, op het juiste moment, voor de juiste klant en tegen de juiste voorwaarden?
Voor een modern verhuurbedrijf houdt het daar echter niet op. Een verhuurcontract heeft direct invloed op planning, logistiek, facturatie, onderhoud, service en uiteindelijk op het rendement van het materieel. Naarmate een organisatie groeit, worden die processen steeds sterker met elkaar verbonden.
Goede verhuursoftware moet daarom meer doen dan reserveringen en contracten beheren. De software moet helpen om grip te houden op het volledige proces rondom uw materieel.
Wat is verhuursoftware?
Verhuursoftware ondersteunt bedrijven bij het beheren van materieel dat tijdelijk aan klanten ter beschikking wordt gesteld. Denk aan machines, heftrucks, bouwmaterieel, kranen, intern transportmaterieel of andere bedrijfsmiddelen.
De basis bestaat meestal uit zaken als:
- beschikbaarheid en reserveringen;
- offertes en verhuurcontracten;
- planning en uitlevering;
- retourname;
- tarieven en aanvullende kosten;
- facturatie.
Voor een relatief eenvoudige verhuurorganisatie kan dat voldoende zijn.
Maar zodra verhuur onderdeel is van een bredere equipmentorganisatie, ontstaat een andere situatie. Hetzelfde materieel dat vandaag wordt verhuurd, moet morgen misschien worden onderhouden, gerepareerd, verplaatst, verkocht of opnieuw verhuurd.
Dan wordt vooral de samenhang tussen processen belangrijk.
Het materieel staat centraal
Binnen een equipmentbedrijf komen veel bedrijfsprocessen uiteindelijk bij hetzelfde materieel samen.
Een machine heeft een aankoopwaarde en boekwaarde, een technische historie, onderhoudskosten, onderdelenverbruik, verhuuropbrengsten en mogelijk ook verkoopopbrengsten. Tegelijkertijd moet bekend zijn waar de machine zich bevindt, of deze beschikbaar is en of deze technisch inzetbaar is.
Wanneer deze informatie over verschillende systemen, spreadsheets of afdelingen verspreid raakt, wordt het steeds moeilijker om het volledige beeld te zien.
Daarom benaderen wij verhuursoftware vanuit het equipment zelf.
Dysel’s Equipment Life Cycle (ELC) is ontwikkeld voor organisaties waarin equipment centraal staat. ELC is gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central en verbindt verhuur met onder andere finance, service, onderhoud, onderdelen, verkoop en materieelbeheer.
Daardoor ontstaat één omgeving waarin niet alleen wordt vastgelegd dat een machine wordt verhuurd, maar waarin ook zichtbaar is wat er gedurende de levenscyclus met dat materieel gebeurt.
Van beschikbaarheid naar inzetbaarheid
Een machine die niet verhuurd is, is niet automatisch beschikbaar.
Misschien staat deze nog fysiek bij een klant. Misschien moet een inspectie worden uitgevoerd. Misschien is onderhoud gepland of wacht een monteur op onderdelen.
Voor een goede verhuurplanning is daarom meer informatie nodig dan alleen een vrije periode in een agenda.
Verhuur, service en materieelbeheer moeten elkaar kunnen informeren. Wanneer de technische status verandert, moet dat gevolgen kunnen hebben voor de inzetbaarheid. En andersom moet een geplande verhuur zichtbaar zijn voor medewerkers die onderhoud en service plannen.
Juist die verbinding maakt het verschil tussen het administreren van verhuur en het daadwerkelijk sturen van een verhuurorganisatie.
Contractbeheer en facturatie horen bij hetzelfde proces
Ook na het afsluiten van een verhuurcontract blijft er veel gebeuren.
Contracten kunnen worden verlengd of aangepast. Materieel kan worden gewisseld. Tarieven kunnen per afspraak verschillen en naast het reguliere huurtarief kunnen aanvullende periodieke kosten gelden.
Wanneer dergelijke afspraken buiten het verhuurcontract worden bijgehouden, ontstaat gemakkelijk afhankelijkheid van spreadsheets, notities of individuele medewerkers.
Dat lijkt bij enkele contracten misschien beheersbaar, maar wordt kwetsbaar zodra de organisatie groeit.
Een concreet voorbeeld zijn terugkerende vergoedingen. In ELC28 kunnen recurring charges onderdeel worden gemaakt van een verhuurcontract, zodat afgesproken periodieke kosten automatisch in toekomstige factuurruns kunnen terugkomen.
Lees meer over recurring charges en het voorkomen van gemiste verhuuromzet.
Het principe daarachter is groter dan deze ene functionaliteit: afspraken moeten worden vastgelegd op de plek waar ze thuishoren en vervolgens onderdeel zijn van het normale bedrijfsproces.
Wanneer is gewone rental software niet meer voldoende?
Niet ieder verhuurbedrijf heeft een compleet ERP-platform nodig.
Gespecialiseerde rental software kan uitstekend passen wanneer processen relatief overzichtelijk zijn en de focus vooral ligt op reserveringen, planning en contractbeheer.
De behoefte verandert meestal wanneer de organisatie groeit.
Afdelingen worden afhankelijker van dezelfde informatie. Finance wil aansluiten op de verhuuradministratie. Service moet weten wanneer materieel beschikbaar is. Management wil inzicht in kosten en opbrengsten. Meerdere vestigingen moeten samenwerken en rapportages moeten niet iedere maand handmatig uit verschillende systemen worden samengesteld.
Op dat moment wordt niet zozeer méér functionaliteit belangrijk, maar vooral betere samenhang.
In onze blog over de stap van rental software naar ERP gaan we uitgebreider in op de signalen die erop wijzen dat een verhuurorganisatie deze fase bereikt.
Verhuursoftware wordt onderdeel van uw bedrijfsvoering
Digitalisering binnen verhuurbedrijven gaat daarom niet alleen over het vervangen van papier of Excel door software.
De werkelijke winst ontstaat wanneer informatie die ergens in het proces wordt vastgelegd direct beschikbaar is voor andere processen.
Een verhuurmedewerker hoeft dan niet bij service te informeren naar de status van een machine. Finance hoeft verhuurgegevens niet opnieuw over te nemen. Management hoeft verschillende bestanden niet eerst samen te voegen om te begrijpen hoe de vloot presteert.
Dat vraagt om een centrale en betrouwbare basis.
In Verhuursoftware en digitalisering van verhuurbedrijven leest u meer over de rol die digitalisering hierin speelt.
Waarom ERP voor verhuurbedrijven?
ERP gaat een stap verder dan het ondersteunen van één bedrijfsproces.
Binnen een ERP-omgeving worden verhuur, service, finance, inkoop, onderdelen en andere processen onderdeel van dezelfde bedrijfsadministratie. Informatie wordt daardoor niet telkens opnieuw overgenomen of via losse koppelingen tussen afdelingen doorgegeven.
Voor equipmentbedrijven is dat relevant omdat vrijwel ieder proces uiteindelijk invloed heeft op het materieel én op het financiële resultaat daarvan.
ELC combineert de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365 Business Central met functionaliteit die Dysel specifiek voor equipmentorganisaties ontwikkelt. Daarmee ontstaat een ERP-platform waarin standaard bedrijfsvoering en equipmentprocessen samenkomen.
Ook de Microsoft-technologie rondom Business Central biedt mogelijkheden om processen verder te automatiseren en data te benutten. In ERP voor verhuurbedrijven met Business Central en Microsoft Power Platform gaan we daar verder op in.
Van operationele controle naar inzicht in rendement
Uiteindelijk gaat goede verhuursoftware niet alleen over de vraag: is deze machine beschikbaar?
Minstens zo belangrijk zijn vragen als:
Hoe vaak wordt deze machine daadwerkelijk ingezet? Welke omzet levert zij gedurende haar levensduur op? Welke service- en onderhoudskosten worden gemaakt? Welke contracten zijn winstgevend? En waar zitten mogelijkheden om de vloot beter te benutten?
Daarvoor moeten operationele en financiële gegevens bij elkaar komen.
Wanneer verhuur onderdeel is van een breder ERP- en equipmentmanagementplatform, ontstaat de mogelijkheid om niet alleen het dagelijkse verhuurproces te organiseren, maar ook steeds beter te sturen op prestaties en rendement.
Welke verhuursoftware past bij uw organisatie?
De beste oplossing wordt daarom niet bepaald door de langste lijst met functionaliteiten.
De belangrijkste vraag is welke processen u met elkaar moet verbinden.
Voor een organisatie die uitsluitend een eenvoudige verhuurplanning nodig heeft, kan een gespecialiseerde oplossing voldoende zijn. Voor een equipmentbedrijf waarin verhuur nauw samenhangt met service, onderdelen, finance, verkoop en de levenscyclus van materieel ligt een geïntegreerde ERP-oplossing meer voor de hand.
Kijk daarom bij de keuze voor verhuursoftware niet alleen naar wat uw organisatie vandaag nodig heeft. Kijk ook naar de manier waarop informatie door uw organisatie stroomt en naar de processen die bij verdere groei met elkaar verbonden moeten worden.
Dysel ontwikkelt al meer dan 40 jaar software voor organisaties waarin equipment centraal staat. Met Equipment Life Cycle op Microsoft Dynamics 365 Business Central brengen we verhuur, service, materieel en bedrijfsvoering samen in één omgeving.
Wilt u zien hoe ELC het verhuurproces binnen uw organisatie kan ondersteunen? Vraag een demo aan of neem contact met ons op voor een kennismaking.