Recurring charges helpen verhuurbedrijven om terugkerende vergoedingen structureel vast te leggen en automatisch mee te nemen in toekomstige factuurruns. Veel verhuurbedrijven hebben naast het reguliere huurtarief ook aanvullende vergoedingen die periodiek moeten worden gefactureerd.
Denk aan een brandstoftank, een aanvullende service of een andere terugkerende kostenpost die onderdeel uitmaakt van de verhuurafspraak. De vergoeding is afgesproken, maar moet vervolgens bij iedere factuurrun opnieuw worden meegenomen.
Zolang het aantal verhuurcontracten beperkt blijft, lijkt dat overzichtelijk. Naarmate een organisatie groeit, neemt echter ook het risico toe dat een charge wordt vergeten, verkeerd wordt verwerkt of tijdelijk wordt aangepast zonder dat dit goed wordt vastgelegd.
Met ELC28 introduceert Dysel’s Equipment Life Cycle (ELC) daarom recurring charges op verhuurcontracten. Hiermee kunnen terugkerende vergoedingen automatisch worden meegenomen in toekomstige factuurruns.
Wat is een recurring charge?
Een recurring charge is een terugkerende vergoeding die periodiek naast het reguliere huurtarief aan een klant wordt gefactureerd.
Een voorbeeld is een brandstofcharge bij een meegeleverde brandstoftank. De klant betaalt hiervoor iedere maand een vast bedrag gedurende de looptijd van het verhuurcontract.
Wanneer dergelijke afspraken handmatig moeten worden verwerkt, ontstaat al snel afhankelijkheid van notities, herinneringen of individuele kennis van medewerkers. Naarmate het aantal contracten groeit, neemt ook het risico toe dat contractueel afgesproken omzet niet wordt gefactureerd.
Waarom zorgt dit voor extra administratie?
Het probleem zit meestal niet in de hoogte van het bedrag, maar in het terugkerende karakter ervan.
Bij iedere factuurrun moet worden gecontroleerd welke charges actief zijn, welke tijdelijk zijn uitgesteld en welke opnieuw moeten worden meegenomen.
In de praktijk worden dergelijke controles vaak ondersteund met spreadsheets, werkinstructies of persoonlijke aantekeningen. Dat werkt zolang de organisatie klein blijft, maar wordt kwetsbaar naarmate het aantal verhuurcontracten toeneemt.
Facturatie wordt dan afhankelijk van handmatige controles terwijl het eigenlijk gaat om afspraken die al vastliggen in het contract.
Dit is een herkenbaar voorbeeld van een proces dat kwetsbaar wordt wanneer informatie buiten het centrale systeem wordt bijgehouden. Lees meer over digitalisering van verhuurbedrijven
Waarom wordt dit belangrijker als uw verhuurorganisatie groeit?
Naarmate het aantal verhuurcontracten toeneemt, groeit ook het aantal afspraken dat correct moet worden bewaakt. Wat bij een beperkt aantal contracten nog handmatig te controleren is, wordt bij grotere volumes steeds kwetsbaarder.
Juist terugkerende vergoedingen zijn gevoelig voor fouten, omdat ze vaak gedurende langere tijd onderdeel blijven van een contract. Wanneer medewerkers daarvoor afhankelijk zijn van losse notities, spreadsheets of persoonlijke herinneringen, neemt de kans toe dat afspraken niet consequent worden verwerkt.
Door deze informatie onderdeel te maken van het reguliere verhuurproces, ontstaat meer continuïteit en wordt facturatie minder afhankelijk van individuele controles.
Wat verandert er in ELC28?
Met ELC28 kan een charge worden ingesteld als recurring charge. Hierdoor hoeft een medewerker dezelfde charge niet telkens opnieuw toe te voegen tijdens het facturatieproces.
Ook wanneer een charge tijdelijk niet moet worden gefactureerd, blijft de onderliggende contractafspraak behouden. Zo blijft duidelijk welke afspraken structureel onderdeel uitmaken van het verhuurcontract.
Meer controle over terugkerende verhuurkosten
Recurring charges zorgen ervoor dat contractafspraken onderdeel worden van het reguliere verhuur- en facturatieproces.
Recurring charges zijn één onderdeel van een breder verhuurproces. In ons hoofdartikel over verhuursoftware en het volledige verhuurproces leest u hoe contractbeheer, facturatie, planning, service en materieelbeheer met elkaar samenhangen.
Daardoor wordt de facturatie minder afhankelijk van handmatige herinneringen en neemt het risico af dat terugkerende vergoedingen onbedoeld buiten de factuur blijven.
Naarmate het aantal verhuurcontracten groeit, wordt het steeds belangrijker dat terugkerende afspraken worden vastgelegd waar ze thuishoren: in het contract zelf.
Met recurring charges in ELC28 kunnen verhuurorganisaties periodieke vergoedingen beter beheren, consistenter factureren en meer grip houden op contractueel afgesproken omzet.
Meer weten?
Dysel’s Equipment Life Cycle is gebouwd op Microsoft Dynamics 365 Business Central en ondersteunt equipmentbedrijven bij het verbinden van verhuur, service, onderdelen en financiële processen.
Wilt u weten wat recurring charges in ELC28 voor uw verhuurproces kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.