Document management is geen gemakkelijke taak. Veel organisaties worstelen met de problemen die het verwerken en beheren van (papieren) documenten met zich mee brengen. Een gespecialiseerde partij in document management lijkt de redder in nood. Perfect geautomatiseerde scanning, routing, opslag en oproep van documenten. Maar hoe combineer je dit met jouw ERP-systeem waarin je (bijna) alle kritieke bedrijfsprocessen hebt geautomatiseerd? Het antwoord is simpel: zorg dat het document managementsysteem hand in hand gaat met het ERP-systeem.
Praktijkvoorbeeld
Bij een aantal klanten die ik heb geholpen werkt de buitendienst met pen en papier. De geschreven werkorders worden met een extern document managementsysteem gescand en opgeslagen. De facturatie van de service gebeurt in het ERP-systeem. Voor deze klanten is het wenselijk om bij de servicefactuur (die uit het ERP-systeem komt) de originele geschreven werkorder (die in het document managementsysteem staat) toe te voegen. Handmatig zou dit een tijdrovend en moeizaam proces zijn, maar door de koppeling tussen ERP en document management hebben we het proces veel efficiënter gemaakt.
De geschreven werkorder wordt gelinkt aan de werkorder in het ERP-systeem en zodra men de factuur van de werkorder in het ERP-systeem wil printen of e-mailen, wordt de opgeslagen scan van de geschreven werkorder opgehaald uit het document managementsysteem. Beide documenten worden samengevoegd tot één bestand, geschikt om te printen of te e-mailen. Op deze manier gaan ERP en document management hand in hand.
Nog een stap verder
Het volledig automatiseren van de buitendienst en dus de overstap van papieren werkorder naar digitale werkorder zou het natuurlijk nog gemakkelijker maken. Zowel voor de efficiency van de bedrijfsprocessen als voor het beheren van de bedrijfsdocumenten. Maar dit is een stap die door veel bedrijven, om uiteenlopende redenen, (nog) niet is gezet. Echter, hoe de situatie ook is, er is in bijna alle gevallen een technologische oplossing mogelijk die het leven van alle medewerkers gemakkelijker maakt.
Peter Conijn is Application Developer bij Dysel en zet moderne technologie om in praktische en bruikbare toepassingen voor klanten.
