ERP-software wordt in veel bedrijven als een IT-onderwerp gezien. Het is een systeem, een applicatie, die door de IT-afdeling draaiende wordt gehouden en als je vastloopt helpen zij je weer op weg. Maar bij ERP-implementaties, upgrades en nieuwe features zou IT eigenlijk een heel beperkte rol moeten spelen.
Je wilt doelstellingen van de organisatie behalen
Organisaties met een ERP-systeem hebben alle informatie voor het managen van hun bedrijf in één omgeving. Van finance tot operationeel. De voordelen hiervan hebben niets met IT te maken. Het gaat om betere informatievoorziening, betere samenwerking tussen afdelingen en betere beslissingen nemen. Met als resultaten dat je efficiënter werkt, betere prestaties levert, lagere kosten hebt en meer tevreden klanten hebt. Dus met ERP-software kun je duidelijk organisatorische doelstellingen bewerkstelligen. Bij een ERP-systeem is de belangrijkste vraag daarom: welke ambities van de organisatie kunnen gerealiseerd worden met het systeem?
Processen zijn leidend, niet softwarefunctionaliteiten
Omdat het om doelstellingen gaat gerelateerd aan de business, moeten bedrijfsprocessen leidend zijn in ERP-projecten, niet softwarefunctionaliteiten. Definieer de optimale processen voor de organisatie die maximaal resultaat opleveren en kijk vervolgens hoe de ERP-software dit faciliteert. Wanneer je kiest voor een ERP-systeem geënt op de branche waarin jouw bedrijf actief is, zullen de optimale processen uitstekend ondersteund worden. Helaas gaat het bij veel bedrijven nog steeds andersom: het ERP-systeem met al haar gemakken en ongemakken is leidend en de business moet een weg zien te vinden in hoe hier mee te werken. Processen zijn daardoor niet optimaal, omdat het ERP-systeem ergens niet in voorziet of een andere werkwijze oplegt.
Return On Investment is het streven
Bij iedere beslissing aangaande ERP-software moet Return On Investment het streven zijn. Of het nu een nieuwe implementatie is, of een upgrade, een uitbreiding of aanpassing, de beslissing moet gebaseerd zijn op een afweging van de kosten en de (verwachte) baten. Stel daarom bij beslissingen omtrent ERP-software een business case op waarin je een zo compleet mogelijk beeld geeft van de kosten en opbrengsten.
Zorg dat ‘de business’ achter het stuur zit, niet IT!
De belangrijkste conclusie: de business bepaalt. De inbreng van IT is echter wel heel belangrijk. Aspecten als veiligheid, betrouwbaarheid, snelheid en compatibiliteit spelen allen een rol in het beslisproces. Laat de specialisten van IT toetsen hoe keuzes op gebied van ERP-software scoren op deze vlakken. Maar maak ten aanzien van ERP-software vooral keuzes waarvan:
- Het management/directie overtuigd is dat de ambities van de organisatie worden waargemaakt;
- De projectleden en key users verzekerd zijn dat de optimale processen en werkwijze gefaciliteerd worden;
- Bij eindgebruikers niet enkel sprake is van acceptatie, maar dat de gemaakte keuze zelfs omarmd wordt en men de meerwaarde ervan inziet voor hun dagelijkse werkzaamheden.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
