De implementatie van een nieuw ERP-pakket is niet eenvoudig. Een goed product wat past bij de business, een leverancier die de business kent, een goede projectaanpak; je hebt het allemaal nodig. Maar is de keuze eenmaal gemaakt dan volgt er kort daarop de implementatie. En die is mogelijk nog veel ingewikkelder! Want dan moet je als bedrijf echt aan de slag. En waar moet je dan allemaal nog meer aan voldoen? En waar moet je op letten? Hieronder een paar tips.
Betrek het management
Een ERP-pakket implementeren is geen IT-project, maar een business-project. Het management moet dus nauw betrokken worden en vooral commitment tonen. Is dit niet het geval dan zal een project snel kunnen ontsporen en is het voor de betrokken medewerkers veel makkelijker zich te verzetten tegen alle veranderingen die er aan komen, veranderingen die inherent zijn aan een nieuw ERP-pakket.
Rome is ook niet in één dag gebouwd
Omdat een implementatie van een ERP-pakket gepaard gaat met een nieuwe manier van werken is het verstandig niet alles tegelijk te willen doen. Niet alleen het ERP-pakket is nieuw, ook de manier van werken en mogelijk ook de manier van zaken doen met klanten en leveranciers, verandert. Start dus, afhankelijk van de grootte van de veranderingen, met de meest noodzakelijke onderdelen. Is enige tijd na de live-gang de rust teruggekeerd, maak dan een start met nieuw te implementeren onderdelen. Doe ook dit gerust in meerdere fases. Kies voor kwaliteit en niet voor snelheid.
Ogen op de weg houden
Houd telkens voor ogen waarom er is gekozen voor een nieuw ERP-pakket. En verlies dat doel niet uit het oog. Te vaak biedt een nieuw pakket zoveel nieuwe mogelijkheden dat men snel geneigd is ook deze nieuwe mogelijkheden direct mee te willen nemen bij de implementatie. Dit kost echter extra inspanning en dus tijd, waarmee hierdoor het oorspronkelijke doel mogelijk niet de volledige aandacht krijgt. Doe dit dus niet. Schuif extra mogelijkheden van het nieuwe pakket die buiten de oorspronkelijke scope vallen door naar een volgende fase.
Kwaliteit kost tijd en geld
Zorg dat de betrokken medewerkers, de kerngebruikers en projectleiders, voldoende tijd beschikbaar krijgen om hun werk als kerngebruiker en projectleider te kunnen uitvoeren. Onderschat die benodigde tijd niet. Een kerngebruiker is al snel enkele dagen per week bezig om een implementatie tot een succes te maken. En gedurende de implementatie zal dit nooit minder worden, hooguit meer. Dit betekent als vanzelf dat een deel van de normale werkzaamheden van deze kerngebruiker door collega’s zal moeten worden uitgevoerd.
Communiceer!
Het is van belang dat iedereen binnen het bedrijf op de hoogte wordt gehouden van wat er staat te gebeuren. Hiermee kweek je weer commitment bij andere medewerkers om een stapje extra te zetten. Zorg bij de start van een implementatie dan ook voor een kick-off waarbij zoveel mogelijk medewerkers, dus niet alleen de direct betrokkenen, aanwezig zijn. Vertel wat er gaat gebeuren en wat dit voor iedereen betekent. Zorg ook na de kick-off periodiek voor een update vanuit het project. Dit kan eenvoudig via een e-mail of een nieuwsbrief op het intranet.
Hoe goed het ERP-pakket ook is, als aan bovenstaande niet is voldaan, kan de implementatie ervan mislukken.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.