Een ERP-implementatie gaat niet alleen over software. Veel belangrijker zijn de bedrijfsprocessen in jouw organisatie. Een nieuw ERP-systeem kan je helpen om efficiënter te werken, betere service te verlenen of meer inzicht in de business te verkrijgen. Maar uiteindelijk bepalen jij en jouw collega’s hoe er gewerkt wordt. En dat betekent keuzes maken.
Slechte besluitvorming vertraagt de implementatie
Gedurende de ERP-implementatie wordt de projectgroep geconfronteerd met diverse keuzes ten aanzien van de bedrijfsprocessen. Ge je rechtsom of linksom? Aan iedere keuze hangen voor- en nadelen die veel impact hebben op de dagelijkse gang van zaken. Dat maakt het lastig om knopen door te hakken. Uiteindelijk zul je toch moeten, het is uiteraard belangrijk de voordelen en nadelen tegen elkaar af te wegen maar het is ook van belang dat hier niet teveel tijd overheen gaat, want door geen of slechte besluitvorming loopt je implementatieproject vertraging op. Bij het uitblijven van een keuze ten aanzien van de richting die wordt opgegaan met een bepaald proces kan er niet verder worden gewerkt aan de setup, training en testen van het proces.
Wie neemt de beslissing?
Het is verstandig om over belangrijke keuzes samen te discussiëren om zodoende tot de beste oplossing voor de hele organisatie te komen. Maar uiteindelijk moet er iemand zijn die het mandaat heeft om de finale keuze te maken. Maak vooraf heldere afspraken over welke persoon op welk niveau welk mandaat heeft. Op die manier maak je snelle besluitvorming mogelijk en is het helder bij welke personen toestemming gevraagd moet worden, waardoor je het project niet onnodig vertraagt. De focus kan dan naar de daadwerkelijke werkzaamheden in de implementatie in plaats van het wachten op besluitvorming.
Kies de juiste kerngebruikers
Mandaat om beslissingen te nemen brengt verantwoordelijkheid met zich mee en stelt eisen aan de kwaliteiten en het kennisniveau van medewerkers. Het is aannemelijk dat je jouw kerngebruikers / key users in het project het mandaat wil geven om de beslissingen te nemen die betrekking hebben op hun specifieke afdeling. Selecteer daarom kerngebruikers die om kunnen gaan met deze verantwoordelijkheid en die voldoende kennis hebben van de organisatie en de processen om de juiste keuze te maken. Hierbij moeten ze niet enkel de eigen afdeling in beschouwing nemen, maar juist het besluit nemen dat op basis van afweging van alle factoren het beste is voor de gehele organisatie. Daarnaast is het belangrijk wel in ogenschouw te nemen dat niet teveel verantwoordelijkheid bij gebruikers weggehaald wordt i.v.m. de betrokkenheid die ze bij het project moeten voelen.
Bijsturen waar nodig
Loopt het niet lekker met de besluitvorming in de ERP-implementatie? Zorg ervoor dat je hierop kunt acteren in samenspraak met je softwarepartner. Bijvoorbeeld in een stuurgroepmeeting met directieleden van jouw organisatie en van de softwarepartner. Wellicht moeten er op directieniveau beslissingen worden genomen. Of er zijn nieuwe afspraken omtrent de besluitvorming nodig. Of er moet geconcludeerd worden dat een van de kerngebruikers niet het vereiste niveau cq. de benodigde kennis heeft en een vervanger moet worden aangewezen. Wacht niet te lang met dergelijke maatregelen, want het bemoeilijkt de ERP-implementatie wat ten nadele is van jouw complete organisatie.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
