Gebruikt jouw serviceafdeling nog steeds pen en papier bij het afhandelen van werkorders? Tijd om dat te veranderen! Een volledig digitale serviceafdeling biedt grote voordelen voor jouw organisatie, jouw mensen en jouw klanten.
1. Minder fouten
De digitale werkorder vermindert fouten in vergelijking met de papieren werkorder. Bedenk maar eens wat er allemaal mis kan gaan met pen en papier. Zonder papier ervaar je direct voordelen: geen verloren geraakt papierwerk, minder spelfouten, meer accurate voorraadcijfers van servicebussen. Iedereen in het team gaat veel beter georganiseerd en efficiënter werken.
2. Alles gaat sneller
Het kan weken duren om papieren werkorders en timesheets te verzamelen en deze volledig te verwerken, terwijl het slechts een kwestie van dagen is om dit alles digitaal te verwerken. Het voltooien van werkorders op een mobiel apparaat betekent dat alle betrokkenen minder tijd verspillen aan administratief werk en meer aandacht besteden aan wat echt belangrijk is. Het bespaart tijd voor de servicemonteurs, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken: service, onderhoud en klanten helpen. Jouw klanten zullen ook blij zijn met betere en snellere dienstverlening.
3. Geen dubbel werk meer
Waarom zou je een papieren werkorder invullen en deze informatie vervolgens in het systeem typen wanneer het veel gemakkelijker kan? Met digitale werkorders is jouw kantoor veel efficiënter, vanwege minder typewerk en nauwkeurigere gegevens.
4. Verbeterde communciatie
Jouw servicemonteurs hebben toegang tot de nieuwste, relevantste informatie binnen handbereik, zodat ze meer zelfvoorzienend zijn buiten de deur. Je kunt een vermindering van het aantal telefoontjes en e-mails op kantoor verwachten, evenals een betere monitoring van jouw servicemonteurs en hun activiteiten.
5. Minder rommel
Door werkorders elektronisch op te slaan verdwijnt de behoefte aan papieren formulieren, waardoor de kosten worden verlaagd. Oudere bestanden bekijken kan binnen enkele seconden, waardoor het niet nodig is om door talloze dozen of bestanden te snuffelen op zoek naar wat je nodig hebt. Allemaal toegankelijk vanaf de server, waardoor er minder opslagruimte nodig is, zowel op kantoor als bij de servicemonteurs in het veld.
6. Het is veel leuker
Aan je administratie werken tot laat in de avond en al dat papierwerk met je meenemen, dat zijn niet de leukste onderdelen van het vak servicemonteur. Werkorders gemakkelijker en sneller verwerken op ieder mobiel device, dat is veel leuker. Gebruiksvriendelijke layouts en eenvoudigere processen leiden tot tevreden monteurs.
Jennifer Mena is functioneel consultant bij Dysel en gespecialiseerd in het helpen van serviceafdelingen om effectiever te worden door processen te optimaliseren en door inzet van (field)service software.
