Bedrijfssoftware staat boordevol belangrijke informatie. Over jouw bedrijf, klanten, prospects, contracten, offertes, et cetera. En deze berg informatie evolueert. Iedere dag worden gegevens gewijzigd en toegevoegd, worden nieuwe afspraken, notities en contactmomenten vastgelegd en groeit dus de hoeveelheid informatie. Grip op deze data is van cruciaal belang. En dat begint bij je stamgegevens.
Wat zijn stamgegevens?
Stamgegevens (master data) zijn de basisgegevens in jouw systeem die niet of nauwelijks wijzigen en in diverse processen een grote rol spelen. Denk hierbij aan gegevens over klanten, leveranciers, artikelen, artikelprijzen et cetera. Andere gegevens, bijvoorbeeld de voorraad, wijzigen continu of worden gedurende de tijd minder relevant, zoals een afgesloten werkorder of onderhoudscontract. Stamgegevens daarentegen zijn cruciaal voor jouw bedrijf om succesvol zaken te doen, nu en in de toekomst. Zorg dus dat je er controle over hebt!
Hoe raak je de controle over jouw stamgegevens kwijt?
Onvoldoende controle over jouw stamgegevens heeft vaak één of meer van onderstaande oorzaken:
– Verouderde technologie: in veel oude systemen ontbreken een goede datastructuur en mogelijkheden voor databeheer.
– Veel handmatig: je hebt over informatie in de hoofden van medewerkers, op papier en in archiefkasten minder controle dan over digitale informatie.
– Meerdere systemen: stamgegevens opslaan en beheren in meerdere softwaresystemen maakt het complex en onoverzichtelijk.
– Geen of slechte structuur: data is gebaat bij structuur, geen of weinig structuur verlaagt de bruikbaarheid en waarde van data.
– Geen of slechte procedures: wanneer afspraken ontbreken over hoe gegevens worden ingevoerd, gewijzigd, gecontroleerd en door wie dit gebeurt, verlies je de controle.
Hoe krijg je wel controle over de stamgegevens?
Er is geen gouden formule voor perfecte controle over jouw stamgegevens, maar met deze tips kom je een heel eind:
– Centraal beheren: moderne systemen ondersteunen het eenmalig invoeren en centraal beheren van gegevens, het ERP-pakket is de ideale keuze voor centraal databeheer door de goede datastructuur en het gebruik door de hele organisatie.
– Duidelijke afspraken: stel heldere procedures op voor het invoeren, beheren, bijhouden, wijzigen en verwijderen van stamgegevens, wie heeft hierin welke verantwoordelijkheden?
– Regelmatig controleren: controleer periodiek of jouw stamgegevens nog correct zijn, of dat ze moeten worden aangevuld of gecorrigeerd.
– Dataverlies voorkomen: stel een beleid op om dataverlies te voorkomen in geval van diefstal, brand, hacken, falende techniek, et cetera.
Waarom is controle over stamgegevens zo belangrijk?
Goed beheer van stamgegevens verhoogt de kwaliteit van de data en vermindert de kans op fouten binnen de verschillende processen. Jouw hele organisatie wordt effectiever en slagvaardiger wanneer de stamgegevens op orde zijn. Offertes gaan naar de juiste personen, je biedt producten aan die ook daadwerkelijk in het assortiment zitten, je bestelt de juiste artikelen bij de juiste leveranciers, je hanteert de juiste prijzen en kortingen, et cetera. En misschien wel belangrijker: je maakt het voor jezelf gemakkelijk! Geen dubbele invoer, geen foute gegevens raadplegen, geen double-check bij een collega of een ander systeem. Tijd dus voor controle!
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
