Als organisatie in de verkoop, verhuur en service van machines en/of materieel is een krachtig equipment managementsysteem enorm belangrijk. Maar je kunt nog meer uit jouw automatisering halen door interfaces te realiseren met andere applicaties, zowel intern als extern. Dit verhoogt de productiviteit, vermindert fouten en verlaagt de kosten.
Beschrijf de interface tot in detail
Je realiseert een interface tussen jouw equipment managementsysteem en een andere applicatie om processen sneller en eenvoudiger te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het bestellen van onderdelen bij een leverancier waar je dagelijks orders plaatst. Een interface zal een besparing opleveren in tijd en kosten. Onderschat hierbij niet het belang van het juist beschrijven van de interface. Tot in het kleinste detail moet je uitwerken wat je gaat ontwikkelen, waarom je dat doet en hoeveel tijd (en dus geld) het kost om deze interface te ontwikkelen. Met een goede beschrijving voorkom je dat je later in de problemen komt door een interface die niet aan de verwachtingen voldoet of veel duurder is geweest om te realiseren.
Bereken de Return On Investment
Stel voor jezelf een casus op waarin je de kosten en de baten van de interface tegen elkaar afzet. De kosten zijn voornamelijk de initiële investering in de ontwikkeling van de interface, maar eventueel ook kosten voor onderhoud van de interface. De baten zijn wat ingewikkelder. Deze komen zoals gezegd terug in tijdbesparing, foutenreductie en kostenverlaging. Probeer bijvoorbeeld te kwantificeren wat de waarde is van dagelijks 15 minuten tijdbesparing van de medewerker die onderdelen bij een leverancier bestelt. Wanneer je over een voor jouw acceptabele periode een positieve return on investment hebt, rechtvaardigt dat de ontwikkeling van de interface.
“Vertaal de wens vanuit de business op de juiste manier naar een technologisch sterke oplossing.”
Denk aan de toekomst
De interface moet niet alleen in het heden interessant zijn, maar ook in de toekomst. Een paar vragen die jezelf moet stellen:
- Blijf ik de komende jaren werken met mijn huidige equipment managementsysteem?
- Is de technologie over een aantal jaar nog steeds toepasbaar?
- Werk ik over een aantal jaar nog steeds met het andere systeem / de leverancier / de partner?
- Wat is ervoor nodig om bij een upgrade van mijn equipment managementsysteem ook de interface mee te nemen in het project?
Breng technologie en business samen
De realisatie van een interface komt voort uit wensen van de business, maar is een project waar technologie een hoofdrol in speelt. De sleutel tot succes is deze twee werelden samenbrengen. Vertaal de wens vanuit de business op de juiste manier naar een technologisch sterke oplossing. Business en technologie zijn verschillende werelden en verschillende mensen. Het kan bijvoorbeeld jouw parts manager zijn die gaat overleggen met de ontwikkelaar van jouw softwarepartner. Door dit goed te coördineren krijg je het optimale resultaat.
