Met digitaal factureren kun je geld verdienen. Gelukkig is de papieren factuur per post bij de meeste bedrijven al passé. Maar ook de PDF-factuur per e-mail wordt nog heel veel gebruikt. Niets mis mee, maar het kan nog gemakkelijker.
Waarom zou je digitaal factureren?
Bij digitaal factureren vindt automatische uitwisseling van facturen plaats tussen jouw systeem en dat van de andere partij. Het uitwisselen van deze XML-facturen heeft een paar belangrijke voordelen:
- Snellere verwerking: de digitale factuur belandt niet op een stapel, maar kan direct door de software van de tegenpartij worden verwerkt en betaald.
- Minder fouten: in het factureringsproces met de digitale factuur doorloop je minder fysieke handelingen, waardoor fouten minder vaak voorkomen. Denk aan foute adressen, zoekraken van de factuur of late verwerking.
- Tijd- (en dus kosten-)besparing: geen papier en inkt, geen portokosten, snel en goedkoop archiveren, snel en goedkoop verwerken.
- Milieuvriendelijk: de digitale factuur voorkomt belasting van het milieu door het printen of scannen van facturen.
Waarom doen we het dan niet massaal?
Er is een goede reden waarom digitaal factureren slechts gestaag aan terrein wint. Het digitale factuurformat van de tegenpartij matcht vaak niet met het eigen format. Er zijn vele (branchegebonden) formats in gebruik, van ouderwetse EDI-berichten tot moderne UBL-berichten. En je wilt digitaal factureren volledig inzetten in je organisatie, niet voor een handvol zakelijke partners.
Zijn er partijen die hierbij kunnen helpen?
Er zijn diverse zogeheten ‘billing service providers’ die je kunnen helpen bij het op de juiste manier ontvangen en versturen van digitale facturen. Ze zijn een soort tussenpersoon in de relatie tussen factuurverzender en factuurontvanger. Ze kunnen je helpen bij het ontvangen, verzenden, valideren, archiveren en betalen van facturen. Maar ook bij het koppelen aan softwarepakketten en portals, conversie naar format van ontvanger, regelgeving en autorisatie workflow.
Spreek vooraf duidelijk af met je billing service provider welke werkzaamheden wel en niet zijn inbegrepen, zo voorkom je vervelende verrassingen. Reken uit hoeveel je kunt besparen met digitaal factureren en je zult al snel weten of het iets voor jouw organisatie is.
Joan Gaastra heeft als Product Owner het stuur in handen bij Dysel. Hij bepaalt welke functionaliteit wordt ontwikkeld en waar de prioriteiten liggen.
