De eisen die bedrijven stellen aan een ERP-systeem kunnen sterk verschillen van de eisen aan een CRM-applicatie. De systemen worden voor compleet andere doeleinden gebruikt en vaak ook door andere gebruikers binnen de organisatie. Dit leidt er toe dat het ERP-pakket en CRM-pakket twee separate systemen zijn met ieder een eigen visie, functionaliteit, inrichting, technologie, etc. En dat is niet verstandig! Mijn advies is om ERP en CRM in dezelfde applicatie onder te brengen of, indien echt niet haalbaar, een gedegen koppeling tussen beide te realiseren.
De voordelen van ERP en CRM in één
Één systeem betekent een keer implementeren, eenmaal onderhoud, en support voor maar één systeem. En dat betekent lagere kosten en meer slagvaardigheid. Sneller en goedkoper live en upgraden, lagere kosten voor onderhoud en support en heel belangrijk: met één systeem is het veel eenvoudiger om je software in te zetten voor het bereiken van je bedrijfsdoelstellingen. Éen systeem betekent ook dat ERP- en CRM-gebruikers dezelfde data raadplegen. Hiermee voorkom je verwarring, dubbele invoer en de noodzaak om steeds twee systemen te moeten raadplegen. Omdat er vaak geen strikte scheiding is binnen het bedrijf van wie met ERP-software werkt en wie met de CRM-applicatie werkt, zullen veel gebruikers beide systemen (willen) gebruiken. Beide in één pakket verzekert je van een kortere learning curve en vergroot de kans dat jouw medewerkers het systeem snel onder de knie krijgen en er met plezier mee werken.
De voordelen van koppeling tussen ERP en CRM
Wil het nu echt niet lukken om binnen één systeem in de requirements t.a.v. ERP en CRM te voorzien, dan is het verstandig om in ieder geval een goede koppeling tussen beide te realiseren. Immers, voor ERP-gebruikers is het wenselijk om ook CRM-gegevens te zien en vice versa zullen CRM-gebruikers met regelmaat ERP-informatie willen raadplegen. Door de systemen te koppelen beschikken alle gebruikers over complete informatievoorziening waardoor ze worden geholpen de juiste beslissingen te nemen. Ook zorg je er zo voor de data in beide pakketten steeds up-to-date is. Een goede koppeling maakt switchen tussen twee systemen en dubbele invoer van data overbodig, wat je veel tijd, fouten en frustraties bespaart.
Bedenk wel dat het integreren van ERP en CRM niet mag betekenen dat een van beide ondergeschikt wordt aan de ander. In de requirements van beide dient in voldoende mate te worden voorzien. Kies daarom voor een leverancier en pakket met specialisatie in zowel ERP als CRM.
Daan Schuitmaker is Application Developer bij Dysel en zet wensen van klanten om in praktische software-oplossingen.
