Bij een ERP-implementatie zijn altijd twee teams betrokken, de klant en de leverancier. In deze samenwerking is er een risico dat niet alle afspraken en werkzaamheden worden gecommuniceerd en vastgelegd. Dit geldt ook voor de setup van het systeem. Terwijl het juist, voor nu en in de toekomst, enorm belangrijk is om de ERP-instellingen te documenteren en de betrokken personen toegang te geven tot deze documentatie (los van de vraag wie de instellingen mag wijzigen).
Verschillende soorten instellingen
In de instellingen van een ERP-systeem maken we onderscheid tussen verschillende typen:
– Vaste instellingen: deze instellingen dienen bij elke klant hetzelfde te zijn voor een goede werking van het systeem. Voor beide partijen is het belangrijk dat men op de hoogte is van welke instellingen vast zijn en niet aangepast mogen worden.
– Standaardinstellingen: ERP-leveranciers richten zich vaak op een specifieke branche en kennen daardoor de processen in de branche door en door en passen de instellingen in het systeem hier op aan. Vaak kunnen deze standaardinstellingen wel gewijzigd worden, maar is het verstandig dat dit enkel gebeurt na raadpleging van de ERP-leverancier, daar het de werking van het syteem kan beïnvloeden.
– Klantspecifieke instellingen: Uiteraard zijn er in een ERP-systeem ook instellingen die aangepast kunnen worden aan de wensen van de klant. Bijvoorbeeld welk document er afgedrukt wordt voor een inkooporder. Tijdens een implementatie gebeurt dit vaak nog in overleg met de leverancier maar na livegang kan een klant deze instellingen ook zelf aanpassen (bij voorkeur eerst in een testomgeving) zonder dat hierbij processen veranderen.
Gebruik van een inrichtingsdocument
Door alle bovengenoemde type instellingen te documenteren in een inrichtingsdocument wordt voor alle betrokkenen duidelijk welke instellingen kunnen worden aangepast en of overleg met de ERP-leverancier hier voor nodig is.
Het inrichtingsdocument heeft in de diverse stadia een wisselend doel:
– Vóór de implementatie dienen de vaste- en standaardinstellingen al in de database te staan, iets wat met het inrichtingsdocument kan worden gecontroleerd.
– Tijdens de implementatie kan het inrichtingsdocument worden gebruikt in het overleg tussen de klant en leverancier. Bij de standaardinstellingen kan de leverancier toelichten waarom deze zo zijn en kan aanpassing hiervan in overleg gebeuren. Ook worden de klantspecifieke instellingen besproken en conform de wens van de klant ingesteld.
– Ná de implementatie kan het inrichtingsdocument als een overdrachtsdocument worden gebruikt, zowel richting de klant als richting de supportafdeling van de leverancier. Het systeem is vanaf dat moment overgedragen aan de klant die ervoor getekend heeft dat de inrichting is zoals besproken op het moment van oplevering.
Wijzigingen loggen
Het is verstandig om logging aan te zetten op de inrichtingstabellen zodat altijd te achterhalen is welke instellingen zijn gewijzigd, wie dit heeft gedaan en wanneer. Indien er in het gebruik van het ERP-systeem problemen optreden die worden veroorzaakt door een wijziging in de setup die nooit had mogen gebeuren, kunnen maatregelen worden genomen om dit in de toekomst te voorkomen.
Luuk Busschers is Consultant bij Dysel en helpt klanten bij het bereiken van hun doelstellingen door de inzet van branchespecifieke ERP-software.
