Bij de opstart van de implementatie van nieuwe ERP-software denk je als projectteam zorgvuldig na over de planning, de mijlpalen, resources en alles wat nodig is om goed voorbereid richting de live-gang te gaan. Nu kan het echter gebeuren dat een bedrijf door omstandigheden wordt gedwongen de implementatietijd aanzienlijk in te korten waardoor je als bedrijf veel sneller live moet gaan dan je idealiter zou willen. Ik heb dit een aantal keer meegemaakt en spreek dus uit ervaring. Het zijn interessante projecten waarbij je vooral moet letten op de volgende zaken.
Conversie
Begin op dag één al met de dataconversie. Een systeem is zo goed als de data die het bevat. Zonder deze data kun je niets.
Stel prioriteiten nog strakker
Bij een reguliere implementatie worden bepaalde onderwerpen (b.v. optimalisaties en nieuwe functionaliteiten) omwille van de tijd en prioriteit vaak doorgeschoven naar een volgende fase. Bij een korte implementatie is het nog belangrijker deze prioriteiten goed te stellen. De nieuwe software biedt altijd nieuwe mogelijkheden die van grote waarde zijn in de toekomst. Maar onthoud; de tijd is beperkt. Focus je dus enkel op de zaken met de allerhoogste prioriteit.
Rapportages op orde
Start zo snel mogelijk in het toch al korte traject met het opstellen van de belangrijkste rapportages. Deze moeten op orde zijn en daarvoor moet de data in je ERP-pakket op orde zijn. Vanaf dag één! De werkwijze en werkinstructies moeten de eindgebruikers hier bij helpen. Zij zijn immers belangrijke bronnen voor de invoer van de data.
Dagelijkse processen moeten lopen
Focus op de normale, dagelijkse processen. Offertes moeten gemaakt kunnen worden. Verkooporders moeten ingevoerd en geleverd kunnen worden. Voorraden moeten bijgewerkt kunnen worden. Facturen moeten zo snel mogelijk verstuurd kunnen worden. Uren moeten ingegeven kunnen worden. Service-orders moeten uitgevoerd kunnen worden.
Als deze zaken niet soepel lopen heb je een groot probleem. Richt hier je aandacht dus op!
Ondersteuning na live-gang
Voor de live-gang heb je voldoende ondersteuning nodig om het gehele traject tot een goed einde te brengen, na de live-gang is ondersteuning net zo belangrijk. Zorg dat je direct na live-gang bij vragen en problemen direct op ondersteuning van je implementatiepartner kunt rekenen.
Vertrouw op de implementatiepartner
Tijd om alles grondig door te testen is er helaas niet. Door de beperkte tijd die je hebt zal je dus bij vragen volledig moeten vertrouwen op de adviezen van je implementatiepartner. Zij kennen de software en hebben ervaring met jouw branche. Vertrouw op deze ervaring.
Accepteer de verandering
Zeker bij een branche-specifieke standaard softwareoplossing zullen processen anders lopen dan je gewend bent. Dit vraagt om verandering en verandering kost tijd. Accepteer de verandering direct en voer deze door. Er is geen tijd om er lang bij stil te staan.
Organisatie
Zorg ervoor dat alle betrokkenen het belang onderstrepen van bovenstaande zaken. Het project wordt pas een succes wanneer alle neuzen dezelfde kant op staan.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
