Uitgaande documenten zijn een essentieel onderdeel van iedere ERP-applicatie. Het interne proces kan nog zo geavanceerd en gebruiksvriendelijk ondersteund worden door de software, maar wanneer er uiteindelijk geen goede factuur kan worden opgemaakt is het géén goede software.
Visitekaartje
Uitgaande facturen, orderbevestigingen, inkoopopdrachten. Ze zijn het visitekaartje van het bedrijf. De gegevens die erop staan moeten correct zijn en de lay-out moet professioneel zijn. Met een factuur naar het verkeerde adres of met onjuiste informatie maak je een slechte indruk en loop je het risico dat de factuur niet of te laat wordt betaald.
Microsoft Word
Nu kunnen softwaredevelopers tegenwoordig mooie documenten opmaken met – na een aantal iteraties – een layout die naar wens is. Nadeel is wel dat wanneer er ook maar iets moet worden aangepast er altijd weer een developer nodig is, want je kunt het niet zelf. Dit probleem speelt niet wanneer jouw ERP-systeem een directe koppeling met Word heeft. Dat biedt namelijk optimaal gebruikersgemak. Voor het opmaken van de documenten qua lay-out is enkel Microsoft Word-kennis nodig. Lettertype, kleur, positie, logo, tabelletjes, losse tekst, kaders, allemaal zoals je dat ook doet in Word! Het tonen van de achterliggende gegevens op het document kan met twee muisklikken geregeld worden. Enige voorwaarde is dat deze gegevens beschikbaar worden gesteld in Word.
Datasets
Het beschikbaar stellen van de onderliggende data moet gebeuren door een developer van de softwareleverancier, dat kan je als klant nog niet. Dat lijkt opnieuw een nadeel, maar het is juist een voordeel! Immers, klanten die actief zijn in dezelfde specifieke branche willen voor 95% dezelfde gegevens op de uitgaande documenten. De verschillen tussen de onderliggende datasets van deze klanten zullen minimaal zijn. Dat biedt dus de mogelijkheid deze datasets te standaardiseren. En indien de softwareleverancier jouw branche goed kent zal deze ook uit ervaring weten welke informatie dient te worden weergegeven op de uitgaande documenten.
Kortom, op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze de uitgaande documenten van jouw ERP-systeem kunnen opmaken is extreem belangrijk. Mocht je hier meer over willen weten, neem gerust eens contact op.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
