Voor equipment dealers is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat onderdelen (spare parts) op het juiste moment op de juiste plaats zijn. En dat op de meest kosteneffectieve wijze. Wanneer jouw spare parts management optimaal is georganiseerd heb je een belangrijke troef in handen om je te onderscheiden van de concurrentie op het gebied van klantenservice. Maar dan zul je wel een aantal uitdagingen moeten overwinnen.
Hoe organiseer je het bestellen van onderdelen?
Overal in de organisatie ontstaat doorlopend de behoefte aan onderdelen. Deze kunnen worden besteld door klanten, nodig zijn om de voorraad op het juiste niveau te houden of (soms met spoed) nodig zijn voor service en onderhoud. Ga je deze centraal bestellen voor iedereen? Dat maakt het bestelproces overzichtelijk en beheersbaar. Of kies je voor decentraal bestellen? Dat maakt het bestelproces flexibel. En waar laat je de onderdelen bezorgen? Bij het centrale magazijn? Op meerdere locaties? Of zelfs bij monteurs thuis, zodat ze deze de volgende dag in de servicebus hebben? Denk goed na over deze vragen en maak steeds de afweging tussen enerzijds flexibiliteit en snelheid en anderzijds beheersbaarheid en kosten.
Hoe ga je de voorraad bijhouden?
Hou je enkel de voorraad in jouw magazijn(en) bij of ook de voorraad in de servicebussen van de monteurs? Welke keuze je ook maakt, jouw bedrijfsprocessen zullen hierop ingericht moeten zijn en dit moet ondersteund worden door de automatisering. Is het zinvol om te investeren in geautomatiseerde opslag- en orderpicksystemen? Kun je met barcodescanning gaan werken in het magazijn? En werken monteurs met een mobiele applicatie om hun onderdelenverbruik te registreren? Het juist bijhouden van de voorraad vraagt om een analyse van de processen en eventueel een investering in automatisering.
Hoe krijg je inzicht in het verbruik van onderdelen?
Meten is weten. Met behulp van goede automatisering kun je perfect het onderdelenverbruik bijhouden. Belangrijk is wat je vervolgens met die data doet. Je wilt een zo laag mogelijk voorraadniveau, maar zo min mogelijk misgrijpen. In de analyse van je optimale voorraadniveau’s zul je ook de prestaties van leveranciers mee moeten nemen; hoe snel kunnen zij leveren en tegen welke kosten? Voor sommige onderdelen is het een must om deze altijd op de plank te hebben liggen, voor andere onderdelen wil je juist geen voorraad, omdat deze zelden nodig zijn of razendsnel geleverd kunnen worden. In de verbruiksanalyse is het ook interessant om trends te ontdekken; de toekomstige behoefte aan onderdelen beter voorspellen en hierop inspelen. Gedegen ERP-software en de juist Business Intelligence-tools helpen je hierbij.
Hoe waardeer je jouw voorraad?
De waarderingsmethode voor jouw onderdelen heeft grote invloed op de financiële cijfers. Er zijn legio voorbeelden van bedrijven die geen flauw benul hebben van de waarde van de voorraad of door jarenlang slecht voorraadmanagement volledig verkeerd inschatten wat de voorraad waard is. Kijk je naar de inkoopprijs? Of de actuele waarde? Of werk je met een vaste verrekenprijs? Iedere methode heeft voor- en nadelen en het is goed om deze op een rijtje te zetten en voor jouw organisatie te bepalen wat de beste keuze is.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met bedrijfssoftware.
