Tijdens een ERP-implementatie wordt enorm veel gevraagd van de key users. Competenties als flexibiliteit, constructief meedenken, denken in het belang van de gehele organisatie, een positieve attitude en de bereidheid om veranderingen door te voeren worden van de key user verlangd, zo niet geëist. Maar ook dient de key user taken uit te voeren die van groot belang zijn tijdens de implementatie, maar ook vaak compleet nieuw voor hem/haar zijn. Denk hierbij aan het gedegen testen van de software en het opstellen van werkinstructies. In deze blog sta ik stil bij de werkinstructies, de volgende keer komt het testen aan bod.
Waarom werkinstructies als er handleidingen zijn?
Vrijwel ieder ERP-pakket is voorzien van handleidingen. En deze bieden heel veel informatie. De ene keer zijn het handleidingen in PDF-formaat, de andere keer zijn er online handleidingen in de applicatie zelf beschikbaar. En tegenwoordig zijn er zelfs genoeg filmpjes op YouTube te vinden waarin haarfijn wordt uitgelegd en gedemonstreerd hoe bepaalde dingen werken. Ik kan me nog herinneren uit de tijd als Baanconsultant dat er per module (!) een keurig boekwerk van een paar honderd pagina’s werd meegeleverd waarin per veld werd uitgelegd waar het voor diende.
Een dergelijke handleiding is ideaal om een bepaald stuk functionaliteit goed te doorgronden. Maar tijdens de implementatie worden afspraken gemaakt over hoe deze functionaliteit specifiek binnen jouw organisatie gebruikt zal gaan worden. Dit soort handleidingen zijn dan niet meer bruikbaar; ze zijn te algemeen en bevatten natuurlijk niet de ‘spelregels’ die gelden binnen jouw organisatie. Je zult daarom werkinstructies moeten maken, werkinstructies die volledig zijn afgestemd op jouw organisatie en beschrijven hoe jouw organisatie omgaat met deze functionaliteit.
Hoe ziet een werkinstructie er dan uit?
Hoewel veel key users opzien tegen het maken van werkinstructies is het opstellen van een werkinstructie niet zo ingewikkeld als het lijkt. Hierbij een paar tips om je op weg te helpen:
– Deel een proces op in verschillende activiteiten (per functie of per afdeling) en schrijf één werkinstructie per activiteit. Zo voorkom je een werkinstructie van 28 pagina’s.
– Beschrijf per werkinstructie kort het doel.
– Geef per werkinstructie aan wat de voorgaande en de volgende werkinstructie zijn.
– Beschrijf welke informatie vastgelegd moet worden. Alles wat niet staat beschreven hoeft dan per definitie níet te worden vastgelegd.
– Laat een door jouw opgestelde werkinstructie testen door een collega key user die het bewuste proces niet kent.
– Wees voorzichtig met schermafbeeldingen. In een nieuwe versie van de software kunnen schermen qua lay-out veranderd zijn en zal je je werkinstructies moeten aanpassen.
Voor wie maak ik de werkinstructies?
Vlak voor de livegang train je als key user de eindgebruikers. Je zult dan jouw collega’s iets mee moeten geven zodat ze bij de livegang weten hoe om te gaan het ERP-pakket. Na verloop van tijd zullen de meeste collega’s de dagelijkse handelingen best zonder werkinstructies uit kunnen voeren. Maar er zullen nieuwe collega’s komen en ook die zullen moeten weten welke spelregels en afspraken er gelden. Want deze spelregels en afspraken vormen de basis voor het behalen van optimaal resultaat met het ERP-pakket.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
