Om maar meteen met de deur in huis te vallen; de keuze van een bedrijf voor nieuwe branche-specifieke ERP-software heeft een enorme impact op de bestaande werkwijzen en processen. Immers, de nieuwe software, hoe goed ook, sluit nooit één op één aan bij de huidige manier van werken.
En dus moet er veranderd worden
De verandering levert vaak weerstand op tijdens de implementatie. Gebruikers zien wel de waarde in van de nieuwe software en zijn te spreken over de kwaliteit van het product, maar de bestaande werkwijze en processen aanpassen vindt men vaak niet zo’n goed plan. De software-oplossing die tijdens de demo’s zo mooi en flexibel leek wordt tijdens de implementatie als star en inflexibel beoordeeld en ‘onmogelijk om mee te werken’.
Wij willen maatwerk!
Als deze mensen hard genoeg roepen komt al snel het woord ‘maatwerk’ om de hoek kijken. Er wordt besloten om voor processen die niet in de standaardoplossing kunnen worden ondervangen bedrijfsspecifieke aanpassingen te maken in de software. Aan de vele nadelen van maatwerk in ERP-software wordt niet gedacht, terwijl deze vaak zwaarder wegen dan het oorspronkelijke probleem.
Maatwerk is duur
Het kost veel tijd om voor op het eerste gezicht eenvoudige wensen bedrijfsspecifieke aanpassingen te ontwikkelen. Het in kaart brengen van de wensen, het bedenken van een oplossing, deze oplossing ontwikkelen en testen, het maatwerk documenteren, de gebruikers instrueren; een klein stukje maatwerk kan al snel heel duur worden.
Maatwerk is niet toekomstbestendig
Een volgend probleem is de doorontwikkeling van de software-oplossing door de leverancier. Ontwikkelingen in branche-specifieke ERP software worden geïnitieerd vanuit ervaringen uit die specifieke branche. Maar bij deze ontwikkelingen wordt uiteraard geen rekening gehouden met eventueel maatwerk bij klanten. Upgraden naar een nieuwe versie van de ERP-software kost daardoor in geval van maatwerk veel meer geld, pijn en moeite.
Maatwerk wordt minder goed ondersteund
Ook de ondersteuning door de supportafdeling van de softwareleverancier wordt er niet gemakkelijker op. Sterker nog, wanneer er een supportverzoek komt zal men, in geval van maatwerk, soms niet voldoende support kúnnen leveren. Want ja, misschien schuilt het probleem wel in het maatwerk waar de supportmedewerker onvoldoende kennis van heeft.
Kies voor verandering, niet voor maatwerk!
Mijn conclusie: de oorspronkelijke voordelen van een standaard software-oplossing worden deels teniet gedaan wanneer vervolgens binnen dit standaard product voor maatwerk wordt gekozen. Maatwerk is korte-termijn-geluk. Je moet het niet willen. Je moet durven veranderen.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en maakt dagelijks van dichtbij mee wat de impact is van nieuwe ERP-software op organisaties, mensen en processen.
