Er zijn vele factoren die het succes van een ERP-implementatie beïnvloeden. De sleutel tot succes ligt in het focussen op een viertal aspecten die ook onderling verbonden zijn. Samen vormen zij het duivelsvierkant in ERP.
De vier aspecten van het duivelsvierkant zijn:
- Kosten
- Tijd
- Kwaliteit
- Scope
En ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wil je bijvoorbeeld de kwaliteit verhogen en de tijdsduur verkorten, dan zullen de kosten stijgen en moet je in de functionaliteit concessies doen. Door ieder aspect de juiste aandacht te geven, wordt jouw ERP-project een succes.
1. Kosten
Een belangrijke doelstelling of zelfs een vereiste is dat het ERP-project binnen budget wordt afgerond. Door een gedetailleerd budget op te stellen met verschillende fasen en mijlpalen ben je in staat om tijdig te signaleren waar je verwacht dat je gaat afwijken en kun je hier direct op inspringen. Zo voorkom je dat je voor nare verrassingen komt te staan, zoals een project dat nog niet halverwege is, maar wel al door het budget is. Enkel voor extra functionaliteiten en/of wijzigingen in de software die daadwerkelijk van toegevoegde waarde zijn mag het mogelijk zijn om extra budget vrij te maken. Dit heeft echter altijd invloed op een ander aspect van het duivelsvierkant, in dit geval op (doorloop)tijd.
2. Tijd
Bij de start van de ERP-implementatie spreek je al af wanneer je live zult gaan met het systeem. Naarmate deze datum dichterbij komt is het erg verleidelijk om voor enkele weken uitstel te kiezen. Maar kies hier enkel voor indien er geen andere mogelijkheid is. Net zoals bij de budgettering geldt ook voor de planning dat controle en voorspelbaarheid van groot belang zijn. Een uitgebreide planning met inzicht in de hoeveelheid werk per persoon per fase zorgt ervoor dat je tijdig de juiste resources vrij kunt maken voor het project. En dat zorgt ervoor dat de go-live datum reëel blijft en uitstel niet nodig is of wellicht een zeer weloverwogen keuze.
“Gaan voor kwaliteit is niet hetzelfde als gaan voor perfectie.”
3. Kwaliteit
Dat een kwalitatief goed project als eindresultaat van belang is staat buiten kijf. Hetgeen geleverd wordt moet o.a. voldoen aan de specs, uitgebreid getest zijn en de processen ruimschoots ondersteunen. De doelstelling van de ERP-implementatie is een stap (of twee) vooruitzetten en groei van de organisatie ondersteunen; je wil klaar zijn voor de toekomst. Toch wordt door bijvoorbeeld tijdsdruk of beperkte budgetten soms ingeboet aan kwaliteit. Dat is natuurlijk niet de bedoeling; doe het goed of doe het niet. Gaan voor kwaliteit is niet hetzelfde als gaan voor perfectie. Wat je wilt is een goede, stabiele basis bij de go-live waarop vervolgtrajecten kunnen worden ingezet voor de optimalisatie. Kies je primair voor kwaliteit, dan zal bv. de doorlooptijd langer worden en/of het benodigde budget toenemen.
4. Scope
De functionaliteiten waarover je in het nieuwe ERP-systeem wilt beschikken beïnvloeden sterk de omvang van het project en de toekomst voor jouw organisatie. Blijf je bij de standaard of kies je voor maatwerk en accepteer je de consequenties van die keuze? Welke mogelijkheden in de huidige automatiseringsomgeving (bv. Interfaces of mobiele oplossingen) moeten behouden blijven en waar neem je afscheid van in het nieuwe pakket? Soms omdat het direct kan, soms omdat het een enorme efficiency-slag mogelijk maakt. Over welke functionaliteiten wil je bij go-live beschikken en welke mogelijkheden kunnen na de live gang in een optimalisatietraject worden toegevoegd? Geen gemakkelijke vragen, maar wel zaken waar je vooraf over na moet hebben gedacht, omdat er altijd invloed wordt uitgeoefend op de andere drie aspecten.
Een beslissing om een verandering door te voeren in het project dien je te nemen ten opzichte van de primaire keuze en de invloed op de andere aspecten. Besef goed wat de consequenties van je keuze zijn en of de beslissing gerechtvaardigd is, zo kun je ook je eigen verwachtingen waarmaken!
