Zelfs anno 2020 werken veel buitendienstmedewerkers nog (deels) met pen en papier. En dat is zonde. Digitaal werken levert zoveel voordelen op. Voor jouw bedrijf, jouw servicemonteurs en jouw klanten. Dit zijn de vier belangrijkste redenen om field service software te gebruiken waarmee pen en papier tot het verleden behoren.
1. Servicemonteurs besteden meer tijd aan hun vak
Servicemonteurs zijn vakmensen. En die wil je het liefste zo veel mogelijk tijd laten besteden aan waar zij echt goed in zijn: service, onderhoud en reparaties. Dus niet papieren werkorders invullen, zoeken in dikke papieren dossiers, kostbare tijd besteden aan administratie en alle data op een later moment op de computer invoeren. Met een field service-applicatie handelen servicemonteurs alle administratie snel en gemakkelijk af. Minder fouten, geen dubbele invoer, geen papieren kwijtraken en geen onleesbare handschriften. Direct de administratie afhandelen en door naar de volgende klus.
2. Niet meer onnodig geld laten liggen
Met de papieren administratie laat je geld liggen. Deels omdat het foutgevoelig en tijdrovend is. Maar digitalisering helpt je ook bij het tijdig opvolgen van serviceverzoeken, efficiëntere planning en het beheren en managen van servicecontracten. Klanten accepteren gemakkelijker een offerte waar ze direct voor kunnen tekenen of een factuur van een klus van eerder die dag ipv drie weken geleden. En je gaat meer servicecontracten afsluiten met beter inzicht in wat ze kosten, wat ze opbrengen en wanneer ze ten einde lopen. Papierloos service management geeft je meer grip en inzicht waardoor je niet langer onnodig geld laat liggen.
“De juiste beslissingen nemen op basis van correcte en complete data. Dat is toch veel prettiger dan op je onderbuikgevoel af gaan? “
3. Digitaal is beter
Behalve dat het de productiviteit van servicemonteurs ten goede komt, zijn er nog veel meer redenen om voor papierloos service management te gaan. Tevreden klanten doordat zij alles direct digitaal ontvangen. Tevreden werknemers doordat zij meer tijd over houden voor andere werkzaamheden en minder frustraties hebben. Meer inkomsten voor jouw bedrijf en meer data ten behoeve van rapportages en analyses. Digitaal is ook veiliger en betrouwbaarder dan het papieren dossier. En beter voor het milieu.
4. Beslissingen nemen op basis van data
De juiste beslissingen nemen op basis van correcte en complete data. Dat is toch veel prettiger dan op je onderbuikgevoel af gaan? Betere planning bijvoorbeeld met een grafisch planbord waar je alle te plannen werkorders ziet en alle monteurs met hun beschikbaarheid en vaardigheden. Of precies inzichtelijk hebben welke onderdelen vaak vervangen moeten worden, welke servicecontracten het meest winstgevend zijn en hoe lang bepaalde standaardwerkzaamheden duren. Door digitaal te werken met de serviceafdeling, verzamel je data, die kun je omzetten in relevante informatie en daar baseer je jouw beslissingen op.
Alles valt of staat natuurlijk met HOE je papierloos gaat werken. Met inzet van de juiste software en hardware, ondersteuning van een gespecialiseerde partner met branchekennis en een goede projectaanpak waarin voldoende tijd en ruimte is voor training aan werknemers, kunnen pen en papier na de implementatie definitief worden opgeborgen.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
