Zodra uw organisatie groeit naar 100 medewerkers of meer, wordt het managen van ERP-systeem rechten een serieuze uitdaging. U wilt grip houden op toegang, functies en verantwoordelijkheden – zonder dat medewerkers beperkt worden in hun werk. Maar zonder goede inrichting ligt chaos op de loer. In deze blog ontdekt u hoe u met moderne ERP-technologie zoals Dysel’s ELC (25) op Microsoft Business Central structuur, controle en veiligheid aanbrengt.
Begin bij heldere business rollen
Het fundament van goede ERP-autorisatie begint met het definiëren van de juiste business rollen. Wat zijn de verantwoordelijkheden van een medewerker? Welke taken voert hij of zij dagelijks uit? En welke informatie is daarvoor nodig?
In de nieuwste generatie ERP-oplossingen, zoals Dysel’s ELC (25) op Microsoft Dynamics 365 Business Central, werkt u met rolcentra. Hiermee stelt u per medewerker(sgroep) een werkomgeving samen die precies past bij de functie. Denk aan:
- Toegang tot alleen relevante tabellen en velden
- Overzicht van bijbehorende taken
- Actieve meldingen en waarschuwingen binnen de eigen rol
Voordeel: Door met rollen te werken in plaats van handmatig rechten toe te kennen, voorkomt u onduidelijkheid, dubbele toekenningen en onbeheerste groei en toegang tot de ERP-systeem rechten.
Meer uitleg over gebruikersrollen en rechtenbeheer in Business Central vindt u op de officiële Microsoft-pagina.
Functiescheiding: cruciaal voor controle en compliance
In veel organisaties is functiescheiding – ook wel Segregation of Duties (SoD) genoemd – een onmisbaar onderdeel van risicobeheersing. Zeker wanneer het gaat om processen zoals inkoop, goedkeuring van bestellingen, factuurverwerking of het wijzigen van klant- en contractgegevens, is het cruciaal dat niet één persoon verantwoordelijk is voor alle stappen.
Wanneer één medewerker zowel de initiatie, goedkeuring als uitvoering van een proces in handen heeft, ontstaan er kwetsbaarheden: het risico op fouten, belangenverstrengeling of zelfs fraude neemt toe. Bovendien is het moeilijk om achteraf nog controle of verantwoording af te dwingen.
Daarom is een heldere inrichting van functiescheiding binnen uw ERP-systeem essentieel. Dit betekent concreet:
- Maak onderscheid tussen initiërende, goedkeurende en uitvoerende rollen. Zorg dat elke stap in een proces een andere verantwoordelijke kent.
- Stel workflows en goedkeuringsprocessen in. Denk aan automatische goedkeuring vanaf bepaalde bedragen of extra accordering bij uitzonderingen.
- Implementeer logging, monitoring en meldingen. Signaleer direct wanneer iemand handelingen probeert te verrichten buiten zijn of haar rolprofiel om.
In Dysel’s ELC (25), gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central, wordt functiescheiding ondersteund via:
- flexibele rolmodellen,
- goedgekeurde workflows met drempelwaarden,
- én integraties met Microsoft Power Platform zoals Power Automate (voor procesautomatisering) en Power BI (voor audit- en inzichtdashboards).
Door functiescheiding niet als obstakel maar als kwaliteitsborging te zien, bouwt u aan een betrouwbare en controleerbare organisatie.
ERP-systeem rechten alleen zijn niet genoeg
Een goed rechtenmodel is een belangrijke basis, maar geen garantie voor veiligheid. Andere risico’s zijn:
- Onvoldoende systeembeveiliging
- Verouderde gebruikersaccounts of vergeten rechten
- Slecht gedocumenteerde beleidsregels en procedures
- Fouten bij conversies of updates
Moderne ERP-oplossingen bieden daarom aanvullende tools voor monitoring, auditing en notificaties. Met Power Platform-ondersteuning (zoals alerts bij afwijkend gedrag) versterkt u de grip op uw ERP-systeem zonder uw mensen te wantrouwen.
ERP-systeem rechten in de praktijk met Dysel
Dysel helpt al ruim 40 jaar organisaties in equipmentverhuur, technische handel en field service met krachtige, veilige ERP-oplossingen. Onze nieuwste softwareversie – Equipment Life Cycle (ELC25) – is volledig SaaS-ready en gebouwd op Microsoft Business Central. Daarmee profiteert u van:
- Rolgebaseerde toegang en autorisaties
- Flexibele inrichting van functiescheiding
- Realtime monitoring met Power Platform
Veilige en schaalbare cloudoplossingen
Conclusie: voorkom chaos, werk met structuur
De juiste ERP-systeem rechten zorgen voor grip, controle én rust. Door te werken met heldere rollen, functiescheiding en moderne tools zoals het rolcentrum in Dysel’s ELC, voorkomt u niet alleen fouten of misbruik – u ondersteunt ook uw medewerkers optimaal in hun werk.
Wilt u weten hoe u de rechten in uw ERP-systeem optimaal kunt inrichten? Plan een vrijblijvende demo met onze specialisten en ervaar zelf de voordelen van een modern, veilig en slim ingericht ERP-platform.
