De implementatie van een branchespecifieke maatwerkoplossing gaat gepaard met het veranderen van de tot dan toe gehanteerde processen (zie mijn eerdere blog ‘Standaard software? Bestaat dat?’). Hieraan valt niet te ontkomen. En bij de start van iedere implementatie is iedereen het hier mee eens! Men wil die verandering en spreekt dat ook uit. Dus dat moet een makkie worden. Maar de praktijk wijst vaak anders uit.
Toch niet zo eenvoudig
Bedrijven die de overstap maken naar een nieuw ERP-pakket werken vaak met een verouderd pakket wat eigenlijk niet goed functioneert. De redenen dat er indertijd toch voor de huidige software is gekozen zijn divers. Waarschijnlijk was het op dat moment de beste keuze. In de loop van de jaren heeft men ermee leren werken en zijn alle onvolkomenheden opgelost door maatwerk, het aanpassen van de processen, het werken via vreemde omwegen, Excel-lijstjes, et cetera.
Wanneer vervolgens tijdens interviews met kerngebruikers de verschillende deelprocessen in detail worden doorgenomen verbaas ik me dan ook over de rare kronkels en inefficiëntie in veel van deze deelprocessen.
Onbewust
Het bedrijf heeft zich, met de software van toen, in de loop van de jaren een manier van werken eigen gemaakt die misschien wel werkzaam is, maar ook bijzonder inefficiënt is. En deze manier van werken is in de loop van de tijd de manier van werken geworden. Men beseft vaak niet eens meer dat het inderdaad inefficiënt en omslachtig is. En dat het voornamelijk ontstaan is door de (on)mogelijkheden van de oude software. Aanpassen die processen, zou je dus zeggen!
Zo eenvoudig ligt het echter niet. Want zodra ik vanuit mijn ervaring beschrijf wat een veel efficiëntere werkwijze is ontstaat er weerstand. “Want zo werken wij niet.” Het is ook niet altijd makkelijk voor de kerngebruiker om na al die jaren kritisch naar de huidige processen en werkwijzen te kijken. En het is zeker niet makkelijk deze vervolgens ook te kunnen en willen veranderen.
Processen op orde
En toch moet je het doen! Ga terug naar de tekentafel. Een nieuw ERP-pakket ondersteunt namelijk de verschillende processen, zorgt voor meer en beter inzicht over deze deelprocessen en, vanwege het integrale karakter, voor meer en beter inzicht over deze verschillende processen heen. Maar daarvoor moeten wel eerst de processen op orde zijn.
ERP is enkel de tool waarmee de processen worden ondersteund. Voordat je dus gaat automatiseren moet je het proces onder controle hebben. Alleen dan kun je het goed automatiseren.
Peter Gerhardt is Senior Lead Consultant Logistics bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de bedrijfssoftware.
