Om jouw serviceafdeling succesvol te managen, heb je topkwaliteit software nodig. Software die jou van begin tot eind helpt om servicewerkzaamheden goed te plannen, uit te voeren en administratief af te handelen. Daar zijn drie belangrijke componenten voor nodig.
1. Service management in ERP
Allereerst moet jouw ERP-systeem of Dealer Management Software een uitgebreide servicemodule bevatten. Denk hierbij aan het aanmaken van offertes en werkorders, vastleggen van onderhoudscontracten, plannen van werkorders, equipmentinformatie, klantinformatie, garantieclaims, facturatie, etc. Een complete module voor service van offerte tot facturatie. En deze servicemodule dient een geïntegreerd onderdeel te zijn van de rest van het systeem. De serviceafdeling communiceert immers ook met andere afdelingen, zoals finance, verkoop, verhuur en het magazijn.
2. Grafisch Planbord
Het efficiënt plannen van werkorders is een grote uitdaging voor equipment management organisaties. Waar preventief onderhoud reeds ruim vantevoren gepland kan worden, zijn er ook breakdowns en storingen die tussendoor opgepakt moeten worden. En iedere dag brengt nieuwe verrassingen met zich mee, zoals monteurs die ziek zijn of in de file staan, klanten die afspraken annuleren op het laatste moment, ontbrekende onderdelen of complexe werkzaamheden. Een grafisch planbord helpt je om voor een strakke planning te zorgen. Het grafisch planbord visualiseert hoe de werkorders aan jouw servicemonteurs zijn toegewezen. Nieuwe werkorders verschijnen direct in beeld en je sleept ze naar de meest geschikte resource. Je kunt plannen op basis van locatie, skills of voorkeursmonteur. Je ziet waar jouw monteurs zich bevinden en hoever ze zijn gevorderd met hun werkzaamheden. Met het grafisch planbord beschik je over real-time informatie van jouw serviceafdeling en kun je razendsnel inspelen op onverwachte situaties.
“Het resultaat is dat monteurs productiever zijn, sneller en prettiger werken en betere service verlenen.”
3. Mobiele oplossing
Servicemonteurs van equipment management organisaties zijn veel onderweg. En dus hebben ze een ijzersterke mobiele applicatie nodig om hun werkzaamheden in bij te houden. Een mobiele applicatie die in verbinding staat met jouw grafisch planbord, waardoor je ziet wanneer ze met een klus klaar zijn en waar ze zich bevinden. Foto’s toevoegen, een handtekening bemachtigen van de klant, onderdelen bestellen, de timesheet invullen, alle relevante informatie opzoeken, offertes opstellen, servicerapporten emailen; met een mobiele fieldservice-applicatie is het allemaal razendsnel gebeurd. Het resultaat is dat monteurs productiever zijn, sneller en prettiger werken en betere service verlenen. Kies voor een mobiele oplossing die ook offline mogelijkheden heeft, het komt immers regelmatig voor dat monteurs geen internetverbinding hebben, maar je wilt wel dat ze hun werkzaamheden probleemloos kunnen voortzetten.
Het begint bij optimale processen
Goede service begint bij de juiste bedrijfsprocessen. Deze ondersteun je vervolgens met sterke software-oplossingen. Wanneer jij jouw serviceafdeling naar een hoger niveau wil brengen, gaat enkel goede software niet genoeg zijn. Spreek met ervaren consultants over hoe je jouw serviceafdeling het beste kunt organiseren en kies de tools uit die deze processen faciliteren.
