Support is van cruciaal belang bij het gebruik van ERP-software. Je wilt tenslotte maximaal profiteren van het systeem. Er zijn vele manieren om ervoor te zorgen dat je snel geholpen bent bij jouw vragen of problemen met betrekking tot je ERP-systeem.
Los het zelf op!
Niets is zo snel en gemakkelijk als zelf jouw vraag kunnen beantwoorden. Er zijn steeds meer mogelijkheden voor self-service bij ERP-software. Enkele voorbeelden:
– FAQ’s: misschien vind je het antwoord tussen de ‘Frequently Asked Questions’ van jouw softwarepartner
– Werkinstructies: hierin staan processen stap voor stap uitgelegd, van begin tot eind, begrijpelijk voor iedere eindgebruiker. Deze kunnen ook als video-instructie geïntegreerd zijn in het ERP-systeem, helemaal handig.
– Tooltips: informatieve tekst die verschijnt zodra je met de cursor boven een item of veld staat
– F1-helpfunctie (denk aan Microsoft Office): op F1 klikken voor directe ondersteuning en uitleg met betrekking tot de module of tabel waar je je begeeft als gebruiker.
– Google: werk je met een veelgebruikt ERP-systeem, dan is de kans groot dat je online informatie kunt vinden via fora, video’s of user groups.
Vraag het aan een collega
ERP-software wordt door heel de organisatie gebruikt. Wanneer jij het antwoord niet weet kun je dus altijd nog jouw collega’s raadplegen:
– Key users: de key users of kerngebruikers hebben een prominente rol gespeeld in de implementatie of upgrade van het ERP-systeem. Ze hebben meegedacht over de bedrijfsprocessen en de functionaliteiten van het systeem.
– IT-afdeling: kun je niet meer inloggen? Is het systeem traag? Wanneer jouw vraag technisch van aard is, kun je het beste de interne IT-afdeling raadplegen.
– Processpecialisten: loop je vast in een proces, ga dan na welke collega is gespecialiseerd in dat specifieke proces. Wie voert dit dagelijks uit en weet dus ongetwijfeld wat je moet doen?
Vraag het aan de ERP-partner
Natuurlijk is er altijd jouw ERP-partner die je om hulp kunt vragen:
– Support portal: Veel ERP-partners stellen een online portal beschikbaar waar klanten het antwoord op hun vraag kunnen vinden of 24/7 hun vraag kunnen stellen.
– Supportdesk: De supportdesk kan direct jouw vraag beantwoorden danwel ervoor zorgen dat jouw issue bij de juiste specialist onder de aandacht komt.
– Consultant: De consultant kent als geen ander de software én de processen en is daardoor de aangewezen persoon om iedere probleem voor je op te lossen.
Tamara de Jong is Product Development Coordinator bij Dysel en bewaakt het proces van productontwikkeling van idee tot eindresultaat.
