We leven in een tijd waarin we gewend zijn aan razendsnelle antwoorden op onze vragen. Bijna iedereen heeft onmiddellijk toegang tot informatie. Wil je weten hoe het met de beurs gaat? Of de score van jouw favoriete team weten? Pak simpelweg je telefoon, laptop, tablet, game device, smart TV of smart watch. Waarom zou dat met toegang tot informatie in jouw ERP anders moeten zijn?
Gesegmenteerd rekeningschema
Er zijn veel keuzes bij het selecteren van een ERP-systeem. Ongeacht de grootte van jouw bedrijf, kun je er zeker van zijn dat er een geweldig ERP-pakket speciaal voor jou is. Deze ERP-pakketten kunnen jouw bedrijf vooruit helpen. Eén softwarereus (Microsoft) kan zelfs de belangrijkste applicaties die je dagelijks gebruikt (Excel, Word, Outlook), verenigen tot een naadloos, eenvoudig te gebruiken ERP-platform. Wanneer je al meer dan tien jaar in jouw systeem zit, mis je de nieuwste technologieën die jouw processen kunnen stroomlijnen en die jou in staat stellen om op een betere manier informatie uit je systeem te halen. Een duidelijk signaal dat je met een verouderd systeem werkt, is wanneer je nog steeds een gesegmenteerd rekeningschema gebruikt. Met gesegementeerd bedoel ik dat jouw rekeningnummer er ongeveer zo uitziet: 01-04-45000-2000-250. Laten we er vanuit gaan dat:
- 01 staat voor Bedrijf of Vestiging
- 04 staat voor Locatiecode
- 45000 staat voor Grootboekrekening
- 2000 staat voor Grootboeksubrekening
- 250 staat voor Afdeling
Dimensies
Als dat inderdaad zo is, zou je jezelf moeten afvragen, waarom? Gesegmenteerde rekeningschema’s zijn moeilijk te lezen, creëren een enorm uitgebreid rekeningschema, bieden minder rapportagemogelijkheden, minder flexibiliteit om on-the-fly te filteren en maken het over het algemeen moeilijker voor jouw medewerkers om de rekeningsnummers correct te zetten bij financiële transacties. Een meer flexibele, dynamische en gebruiksvriendelijke aanpak is om een ERP-systeem te vinden dat gebruikmaakt van dimensies. Kortgezegd geeft een dimensie je dezelfde informatie als hierboven te zien is (maar dan met oneindig veel meer mogelijkheden) en tegelijkertijd kun je een meer gestroomlijnd rekeningschema creëren. Als je dimensies gebruikt, ziet je rekeningschema er als volgt uit:
- 45000 staat voor Grootboekrekening – Verkoop van Onderdelen
Nu vraag je je natuurlijk af waar je andere segmenten zijn! Waar is mijn Bedrijfsnummer? Waar is mijn Locatiecode? Ik mis informatie! Het eenvoudige antwoord is dat deze informatie nog steeds aanwezig is en als dimensie aan elke transactie wordt toegevoegd! Zojuist begon ik te definiëren wat een dimensie is. In eenvoudige bewoordingen definieert Microsoft Dynamics NAV een dimensie als een analysecategorie. Deze dimensies worden opgezet in de voorbereidende fase van je implementatie met de mogelijkheid om uit te breiden nadat je in je live-omgeving werkt. Elke transactie in het systeem maakt gebruik van stamrecords (zoals een klant bijvoorbeeld) en elk van deze stamrecords kan standaarddimensiewaarden opslaan die niet bij elke transactie hoeven te worden toegewezen; het zijn slechts standaardwaarden.
Toegevoegde waarde
Misschien vraag je je nog steeds af, wat de toegevoegde waarde is voor jouw bedrijf van een ERP-systeem dat dimensies gebruikt? Dimensies bieden eindeloze mogelijkheden voor:
- “Slicing & Dicing” van jouw data – Met behulp van de klantrecord je bijvoorbeeld dimensies maken die Klantindustrie, Klantgrootte, Verkoper, etc. definiëren.
- Filteren – elke dimensiewaarde biedt mogelijkheden om op alle transacties te filteren, bijvoorbeeld op transacties per vestiging of profitcenter.
- Rapportage – Dimensies kunnen in jouw rapportages worden geïntegreerd, zodat je samenvattende en/of gedetailleerde overzichten kunt samenstellen met behulp van deze dimensies om waardevolle gegevens te verzamelen, niet alleen per vestiging en profitcenter, maar ook per branche of marktomvang.
- Jouw systeem aanpassen – Misschien is het sterkste aspect van een dimensie dat je zelf iedere dimensie kunt definiëren en wat alle mogelijke dimensiewaarden zijn, zonder vast te hoeven houden aan de waarden die je volgens andere ERP-systemen zou moeten gebruiken.
Dus waarom genoegen nemen met 01-04-45000-2000-250 als je ook 45000 kunt gebruiken?! Tijd om het jezelf gemakkelijk te maken met behulp van dimensies in jouw ERP-systeem.
Brian Coller is Senior Financial Consultant bij Dysel North America en helpt klanten bij het stroomlijnen van financiële processen.
