Nieuw in Microsoft Dynamics 365 Business Central: Data Administration. Hiermee krijg je nog meer controle over alle data in jouw ERP-systeem. Maar wat is het precies, hoe werkt het en waarom is deze nieuwe feature zo belangrijk voor jou als gebruiker van Business Central?
Grip op uw data in Business Central
Met Data Administration kun je alle records van alle bedrijven in een database bekijken en verouderde gegevens archiveren of verwijderen of oude gegevens comprimeren. Deze taken kunnen zelfs geautomatiseerd worden. Dit helpt de database klein en daarmee sneller te houden.
Microsoft heeft de Data Administration aanzienlijk verbeterd:
- Verbeteringen in het analyseren van de data
- Verbeteringen in hoe met data om te gaan en deze te comprimeren
- Het archiveren van data
- Instructies hoe Data Administration te implementeren
“Het is belangrijk voor de performance van het systeem op grip te houden op de data-opslag.”
Hoe het werkt
De Data Administration pagina is de centrale plek voor databeheer in Business Central. Door middel van een wizard wordt de gebruiker door het proces geleid om de data te beheren. Alle functionaliteiten voor het opschonen en comprimeren van data zijn op deze pagina gemakkelijk toegankelijk. Je kunt hier ook alle bedrijven in de database managen.
Wanneer je naar de Data Administration pagina in Business Central navigeert krijg je direct een overzicht van de tabellen die de meeste ruimte in beslag nemen, in welke bedrijven deze tabellen staan, hoeveel records er in de tabel staan en hoeveel ruimte ze in beslag nemen. Ook zie je voor ieder bedrijf in de database de hoeveelheid data.
Via ‘Data Cleanup’ en ‘Data Compression’ kun je heel eenvoudig en gericht acties ondernemen om de hoeveelheid data te reduceren. Je selecteert welke data je wilt verwijderen of wilt comprimeren en ziet direct het resultaat van jouw actie. Je hebt ook de mogelijkheid om bepaalde acties te automatiseren en periodiek te laten plaatsvinden.
Ook is het mogelijk om data die je verwijdert of comprimeert te archiveren en eventueel naar Excel te exporteren en van daaruit te archiveren.
Waarom databeheer belangrijk is
Het is belangrijk voor de performance van het systeem op grip te houden op de data-opslag. Door de hoeveelheid data beperkt te houden, blijft het systeem snel en prettig functioneren. Databeheer is nog nooit zo eenvoudig en toegankelijk geweest als met deze nieuwe features in Business Central. Het opschonen, comprimeren en archiveren van data kan snel, gericht en geautomatiseerd gebeuren. Door continu databeheer blijft de data op orde wat zeer handig is voor de dagelijkse business, maar ook voor rapportages en analyses, voor de financiële processen en bij upgrades en updates van het systeem.
Meer weten?
Benieuwd naar de details? Hier lees je alles over datamanagement in Business Central:
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/admin-manage-documents
