Bedrijfssoftware bevat een enorme hoeveelheid data: over klanten, leveranciers, artikelen, prijzen, contracten en nog veel meer. Deze informatie verandert voortdurend — er worden dagelijks nieuwe afspraken vastgelegd, gegevens aangepast en notities toegevoegd. Daardoor groeit niet alleen de hoeveelheid informatie, maar ook de kans op fouten en inefficiëntie. Daarom is grip op je masterdata essentieel.
Wat is masterdata (stamgegevens)?
Masterdata, of stamgegevens, zijn de basisgegevens in je systeem die relatief stabiel zijn maar wel bepalend voor je processen. Denk aan:
- klant- en leveranciergegevens
- artikelinformatie en prijslijsten
- eenheden, artikelgroepen, betalingscondities
- serienummers en locaties
In tegenstelling tot transactiegegevens (zoals werkorders of facturen) veranderen stamgegevens zelden, maar het vormt wél het fundament voor je bedrijfsvoering. Een fout in deze gegevens kan leiden tot miscommunicatie, foutieve leveringen of verlies van omzet. Je begrijpt: wie geen controle heeft over zijn masterdata, verliest controle over zijn bedrijf.
Hoe raak je de controle over jouw masterdata kwijt?
Zonder goede aanpak kunnen stamgegevens onbetrouwbaar, versnipperd of verouderd raken. Dat komt vaak door:
- Verouderde systemen zonder degelijke datastructuur of validatieregels.
- Handmatige processen zoals losse Excel-sheets of data in hoofden van medewerkers.
- Meerdere softwarepakketten waarin gegevens los van elkaar worden bijgehouden.
- Gebrek aan datastructuur: inconsistenties, ontbrekende velden of verkeerde opbouw.
- Geen duidelijke procedures: iedereen voert gegevens anders in of weet niet wie waarvoor verantwoordelijk is.
Zodra dit soort situaties zich opstapelen, wordt het beheren van stamgegevens een risico in plaats van een steunpilaar.
7 tips om controle te krijgen over jouw masterdata
Perfecte controle is geen illusie. Met deze 7 tips kom je een heel eind:
1. Beheer data centraal
Gebruik één systeem voor het invoeren en beheren van je stamgegevens. Zo creëer je een enkele, betrouwbare databron.
2. Stel duidelijke dataprocedures op
Leg vast wie verantwoordelijk is voor welke gegevens en hoe data wordt aangemaakt, aangepast of verwijderd.
3. Standaardiseer invoer
Gebruik vaste formats en slimme validaties (zoals dropdowns of invoermaskers) om fouten bij invoer te voorkomen.
4. Voer periodieke datacontroles uit
Plan regelmatig een review: zijn gegevens nog actueel en correct? Corrigeer en verbeter waar nodig.
5. Voorkom dubbele invoer
Integreer je systemen zodat data slechts één keer hoeft te worden ingevoerd en automatisch doorstroomt.
6. Train je medewerkers
Maak iedereen bewust van het belang van correcte masterdata en geef ze de juiste tools en instructies.
7. Beveilig tegen dataverlies
Zorg voor back-ups, versleuteling en een plan bij technische storingen, hacks of fysieke schade.
Waarom is controle over masterdata zo belangrijk?
Wie zijn stamgegevens op orde heeft, werkt efficiënter, voorkomt fouten én vergroot de betrouwbaarheid van het hele ERP-systeem. Denk aan:
- Offertes die automatisch naar de juiste persoon gaan
- Artikelen die besteld worden bij de juiste leverancier
- Correcte prijs- en kortingsstructuren
- Minder overleg, correcties en dubbel werk
En niet onbelangrijk: je maakt het jezelf een stuk makkelijker. Geen dubbele invoer, geen twijfel over datakwaliteit en geen vertragingen door zoektochten naar correcte gegevens. Tijd dus om je data serieus te nemen.
Wat levert goed masterdatabeheer je concreet op?
Wanneer je grip hebt op je masterdata, merk je dat terug in alle lagen van de organisatie. Orders worden sneller verwerkt, offertes zijn betrouwbaarder, en klantenservice werkt met actuele en volledige informatie. Ook financieel zorgt consistente masterdata voor betere rapportages en snellere audits.
Bedrijven die investeren in goed beheer van masterdata besparen kosten, verlagen hun faalkosten en verhogen de klanttevredenheid. Daarnaast vormt betrouwbare masterdata de basis voor verdere digitalisering – denk aan toepassingen zoals business intelligence, AI en procesautomatisering. Betrouwbare stamgegevens zijn hierbij cruciaal. Kortom: masterdata is het strategische fundament voor groei en innovatie.
Hans Dewaide is Senior Lead Consultant bij Dysel en helpt klanten maximaal resultaat te behalen met de inzet van bedrijfssoftware. Dysel’s Equipment Life Cycle (ELC) is gebouwd op Microsoft Dynamics 365 Business Central en helpt organisaties om serviceprocessen eenvoudig, efficiënt en volledig geïntegreerd te ondersteunen.
