Door continu kritisch te kijken hoe jouw bedrijfsprocessen nog beter kunnen, kun je als organisatie veel voordeel behalen. Met snellere en betere processen behaal je meer succes. Maar hoe pak je dit aan? Volg deze 4 stappen op weg naar verbetering:
1. IDENTIFICEER mogelijke verbeteringen
De eerste stap is natuurlijk zien waar verbetering mogelijk is. Zorg dat je de belangrijkste bedrijfsprocessen zorgvuldig hebt gedocumenteerd in process flows, waarin je ziet welke afdeling verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Ga om de tafel met alle betrokkenen en loop de stappen door. Waar kan het sneller? Welke stap is overbodig? Waar zou automatisering je kunnen helpen?
2. OPTIMALISEER het proces en test het zorgvuldig
Zodra je weet waar verbetering mogelijk is, ga je het proces aanpassen. Je elimineert de tussenstap, legt de verantwoordelijkheid bij een andere afdeling of wijzigt de werkzaamheden. Bespreek dit niet alleen, maar wijzig ook letterlijk de process flow. Wanneer het een grote wijziging betreft is het belangrijk om deze eerst te testen. Ga je b.v. taken eenvoudiger en sneller maken met de inzet van een softwaresysteem, dan is het verstandig dit eerst op kleine schaal te testen, voordat je het uitrolt in de organisatie.
3. IMPLEMENTEER de procesoptimalisatie
Blijkt na het testen dat de procesoptimalisatie inderdaad voordeel oplevert, dan is het tijd om de optimalisatie te implementeren. Je documenteert de verandering, communiceert deze en traint evt. medewerkers waar nodig. Wanneer je slechts een stap in het proces overslaat zal er weinig weerstand zijn van medewerkers, maar een proces volledig anders inrichten kan wel veel reacties oproepen. Licht daarom iedereen goed in over de procesoptimalisatie en leg uit waarom deze wordt doorgevoerd. Steun en betrokkenheid van medewerkers is van cruciaal belang.
4. EVALUEER de resultaten op basis van ROI
De laatste stap wordt nog wel eens overgeslagen; de evaluatie. Een procesoptimalisatie kan in theorie en tijdens het testen geweldig lijken, maar pas in de praktijk kom je erachter of dit daadwerkelijk zo is. Evalueer altijd op basis van Return On Investment (ROI). Reken dus uit wat de procesoptimalisatie heeft gekost (b.v. een investering in software, apparatuur of training van medewerkers) en zet dit af tegen de opbrengsten (b.v. besparing van tijd en kosten of een hogere omzet of winst).
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
