Besteden de mensen in jouw organisatie veel tijd aan administratie? Het vastleggen van uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte afspraken en de urenverantwoording zijn vaak tijdrovende klussen. Door automatisering wordt het gemakkelijker en beter. Door te automatiseren hoef je minder te administreren.
Minder administratie betekent meer tijd besteden aan jouw ‘echte’ werk
Door automatiseringsoplossingen in te zetten die ervoor zorgen dat je minder tijd kwijt bent met administratie, blijft er meer tijd over voor jouw kerntaken. Denk bijvoorbeeld aan een servicemonteur die digitaal de administratieve afhandeling van werkorders doet in plaats van met pen en papier. Hij of zij houdt meer tijd over voor het uitvoeren van service-, onderhouds- en reparatiewerkzaamheden. De productiviteit stijgt, de service wordt beter en het werkplezier neemt ook toe.
Goed automatiseren voorkomt dubbel werk en fouten
Handmatig administreren is foutgevoelig en betekent in veel gevallen dubbel werk. Wanneer je de administratie met pen en papier of in Excel doet, leidt dit tot vertraging in processen, dubbel werk om de gegevens in een ander softwaresysteem (b.v. ERP, CRM of financieel) te zetten en een grote kans op fouten, verkeerde interpretatie en dataverlies. Automatisering is niet per definitie foutloos, de inrichting moet namelijk goed zijn en data-invoer blijft mensenwerk, maar het verkleint wel de kans op fouten en dubbel werk.
Door automatisering wordt data completer en accurater
Voor het nemen van de juiste beslissingen, moet je over de juiste informatie beschikken. Gegevens moeten compleet, accuraat en up-to-date zijn. Automatisering helpt je daarbij. Denk bijvoorbeeld aan verkopers die hun afspraken en bezoekverslagen direct vastleggen in een CRM-applicatie volgens de richtlijnen die met hen zijn afgesproken. Of denk aan het automatisch bijwerken van artikelbestanden aan de hand van gegevens van leveranciers met betrekking tot prijs en beschikbaarheid.
Iederen profiteert van real-time, up-to-date informatie
Uiteindelijk profiteert de hele organisatie van betere informatievoorziening. Een paar voorbeelden:
- Real-time inzicht in waar servicemonteurs zich bevinden voor optimale serviceplanning;
- Direct (of binnen enkele dagen) kunnen factureren in plaats van wachten tot de papieren administratie is verwerkt;
- Up-to-date inzicht in de beschikbaarheid, locatie en financiële waarde van activa.
Het is in het belang van de hele organisatie om minder te administreren en meer te automatiseren. Maar het is wel belangrijk om te onthouden dat automatisering nooit het doel is, maar altijd het middel. Dus niet automatiseren om te automatiseren, maar om doelstellingen van de organisatie te bereiken.
Philip van Kemenade is marketing manager bij Dysel en heeft dagelijks contact met eindgebruikers van software.
