Voordat je begint aan de upgrade van jouw ERP-systeem naar een nieuwe versie moet je een paar zaken goed in beeld hebben. Zonder een goed projectplan, kun je veel tijd en geld verliezen en loop je als bedrijf grote risico’s. Deze 7 dingen moet je vooraf in beeld hebben:
1. De doelstellingen
Waarom voer je de upgrade door? Het lijkt de meest logische vraag om te stellen, maar verrassend veel organisaties kunnen geen of geen goed onderbouwd antwoord geven. De doelstellingen voor jouw organisatie zul je duidelijk moeten definiëren. Bijvoorbeeld efficiënter werken met de service-afdeling, meer verkopen of een hogere bezettingsgraad van de verhuurvloot. Liefst nog onderbouwd met getallen of percentages. Dan heb je duidelijke doelen om na te streven en kun je na afloop ook toetsen of de upgrade heeft gebracht waar je op hoopte.
2. De planning
Wie is wanneer verantwoordelijk voor welke taken? Dat is in het kort wat in de planning moet staan. Met duidelijk afgebakende taken, mijlpalen en resultaten. Een goede planning is onmisbaar bij iedere upgrade, omdat het houvast biedt. Een planning brengt verantwoordelijkheden met zich mee voor alle betrokken partijen en individuen.
3. Het team
De upgrade van het ERP-systeem vraagt om tijd en inspanning van jouw mensen. Bijvoorbeeld ten aanzien van de processen, dataconversie, testen, training en documentatie. Zorg dat je een superteam hebt klaarstaan dat gemotiveerd is, over de juiste kennis beschikt en voldoende tijd beschikbaar heeft. Zeker dat laatste is een uitdaging. De dagelijkse business gaat natuurlijk gewoon door, maar de ERP-upgrade is ook van cruciaal belang voor de toekomst.
4. De scope
Wat is wél onderdeel van de upgrade en wat niet? Hoewel de upgrade een uitstekende gelegenheid is om data op te schonen en processen te verbeteren, moet je ervoor waken om niet teveel hooi op de vork te nemen. Start bijvoorbeeld al eerder met het opschonen van de data en probeer minder dringende zaken in een tweede fase uit te voeren.
5. Het budget
Stel een complete en gespecificeerde begroting op van het upgradeproject. En maak geen beslissing om wel of niet te upgraden op basis van de kosten, maar vergelijk het juist met de verwachte opbrengsten. Uiteindelijk bepaalt de Return on Investment of je een goede beslissing neemt. Maak ook een eerlijke inschatting van wat je zelf kunt en waar je de expertise van de consultant nodig hebt.
6. De infrastructuur
Het is goed mogelijk dat de nieuwe versie van het ERP-systeem andere eisen stelt aan jouw infrastructuur. Zijn er investeringen in nieuwe servers nodig? Of in computers of mobiele devices? Ga je voor een cloud-applicatie? Wat zijn de verschillende voor- en nadelen van de keuzes die je hebt? Om het maximale uit de software te halen moet dit perfect op orde zijn.
7. Change management
De meest vergeten factor – maar absoluut van wezenlijk belang – is change management. Een upgrade brengt verandering met zich mee. Schermen die er anders uitzien, processen die anders verlopen en nieuwe manieren van samenwerken, communiceren en administreren. Vanuit het management moet je de organisatie daarop voorbereiden. Vertel wat er gaat gebeuren, waarom, wanneer en laat mensen de voordelen van de upgrade inzien.
Teun Arts is Service Manager bij Dysel en zorgt ervoor dat klanten optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van de software, nu en in de toekomst.
